Da bi postal pomočnik v upravni pisarni, se mora posameznik naučiti administrativnih in pisarniških dolžnosti, ki so potrebne za pomoč osebju in upravljanje profesionalnega pisarniškega okolja. Administrativni pisarniški pomočnik je eno najpomembnejših delovnih mest v pisarni. Potreben je za različne naloge, ki zagotavljajo nemoteno delovanje pisarne in pomaga vodjem in osebju učinkovito opravljati svoje delo.
Ko je bilo delovno mesto pomočnika administrativne pisarne prvič ustvarjeno, so dolžnosti vključevale tipkanje in odgovarjanje na telefon. Sčasoma so naloge postale veliko bolj podrobne in obsežne. Čeprav je administrativni pisarniški pomočnik še vedno potreben za tipkanje in upravljanje telefonskih linij, mora opravljati tudi stvari, kot so načrtovanje dogodkov, vodenje opravkov, naročanje pisarniškega materiala in še veliko več. Osebi, ki želi postati pomočnik v upravni pisarni, bo delo precej zapleteno.
Posameznik mora, da postane administrativni pomočnik, najprej razviti pisarniške veščine. Pomočnik mora biti sposoben hitro tipkati, prevzeti narek in upravljati pisarniško opremo, kot so faksi, kopirni stroji in skenerji. Kopiranje, označevanje in arhiviranje so pomembni in pomagajo administrativnemu pisarniškemu pomočniku pri organizaciji pisarne.
Pomočnik mora postati dober tudi pri reševanju problemov. Vodstvena in pisarniška vprašanja se pogosto predajo pomočniku. Administrativni pomočnik se mora naučiti večopravilnosti, da lahko hkrati vodi več projektov.
Prav tako je ključnega pomena, da postanete administrativni pomočnik. Zaposlitve začetniškega pomočnika ni težko pridobiti z diplomo srednje šole. Posameznik pa bo pošteno boljši in bo imel znatno povišano plačo, če bo uspel dokončati fakulteto. Na voljo so tudi tehnične šole za pomočnike administrativnih pisarn, ki želijo svojo kariero osredotočiti na administrativne naloge in pridobiti potrdilo, da imajo tehnično strokovno znanje na področju administrativnega dela.
Tehniške šole lahko posamezniku pomagajo pridobiti potrebna znanja programske opreme, ki jih potrebujejo administrativni pisarniški pomočniki. Administrativni pomočnik mora biti obvladati programsko opremo, kot so programi za obdelavo besedil, preglednice in programska oprema za predstavitve. Včasih se uporablja specializirana programska oprema, še posebej, če asistent dela v odvetniški ali zdravstveni pisarni.
V mnogih primerih se posamezniki povzpnejo po korporativni lestvici, da postanejo pomočniki v upravni pisarni. Nekateri pomočniki začnejo kot receptorji in najdejo priložnosti za napredovanje v podjetju. Žal ni nobenega zagotovila, da bo podjetje promoviralo posameznika in tega bi se moral človek zavedati, preden se odloči za nižji položaj v podjetju. Prave karierne odločitve in pametne izbire bodo človeku pomagale postati pomočnik v upravni pisarni.