Kariera koordinatorja srečanj zahteva nadpovprečne medosebne spretnosti, odlične organizacijske sposobnosti in sposobnosti upravljanja časa ter veliko usposabljanja na delovnem mestu. Za koordinatorja srečanj je morda potrebna visoka diploma, vendar ni vedno potrebna. Ta hitra, praktična kariera privablja večopravilnike in tiste, ki imajo raje nekonvencionalne delovne ure in nastavitve.
Vrhunske komunikacijske veščine so bistvenega pomena, da postanete koordinator srečanja. Velik del tega dela se vrti okoli komuniciranja z drugimi, od stranke, ki plača sestanek, do gostinca, ki zagotavlja hrano ljudem, ki se udeležujejo sestanka. Znanje tujih jezikov je lahko plus, ko postanete koordinator srečanj, saj lahko ta položaj vključuje potovanja po vsem svetu in pogovore s strankami in gosti iz drugih držav.
Druge zahteve koordinatorja za izpolnjevanje vključujejo načrtovanje proračuna, pisanje kopij ter organizacijske in motivacijske sposobnosti. Načrtovalci srečanj ne načrtujejo preprosto sestankov. Prav tako usklajujejo in vodijo sestanke, zato bi morali biti začetnik, ki mu je tudi udobno prenesti delo. Upravljanje časa je ključnega pomena za uspešno srečanje, tako za vas kot za tiste, ki jih boste vodili pred in med sestankom ali konvencijo.
Čeprav diploma ni potrebna, da postanete koordinator srečanj, mnoga podjetja raje diplomirajo. Pogosti smeri vključujejo trženje, odnose z javnostmi in hotelirstvo, vendar lahko različni univerzitetni programi vodijo do kariere koordinatorja srečanj. Nekatere smeri potovanja in turizma vključujejo tečaje vodenja srečanj, ki so lahko koristni za začetek ali izboljšanje usposabljanja koordinatorjev srečanj.
Izkušnje so učinkovita pot do večine karier koordinatorjev srečanj. Prejšnje službe pogosto vključujejo administrativne pomočnike ali pisarniške položaje, kjer ste odgovorni za načrtovanje manjših sestankov ali konvencij. Če začnete z majhnim, se lahko naučite veščin brez pritiska, ki ga prinaša načrtovanje večjega srečanja ali konvencije. Druga delovna mesta, ki bi vam lahko pomagala pri pripravi na to, da postanete koordinator sestanka, vključujejo položaje v hotelski gostinstvu, trženju ali prodaji.
Nekatera združenja za kongrese in srečanja ponujajo certifikate in poverilnice za izboljšanje usposabljanja koordinatorjev srečanj. Certificiranje ni obvezno za kariero koordinatorja srečanj, je pa lahko v pomoč pri iskanju položaja v veliki organizaciji. Mladi načrtovalci srečanj včasih iščejo dodatno usposabljanje in poverilnice, da bi povečali svoje možnosti za napredovanje ali dodelitev na večje sestanke ali konvencije.
Zadovoljstvo strank je ključnega pomena za uspešno kariero koordinatorja srečanj, zato bi morali biti sposobni promovirati in tržiti svoje sposobnosti. Številne organizacije vsako leto organizirajo velike sestanke ali konvencije, zato je dosledno ustvarjanje dobrega vtisa ključnega pomena za uspeh. Iznajdljivost, perfekcionizem in dolg seznam zanesljivih stikov vam lahko pomagajo postati koordinator sestankov s trdnim ugledom.