Če želite postati knjižničar dokumentov, potrebujete diplomo magistra bibliotekarstva (MLS) ali enakovredno diplomo na fakulteti ali univerzi, ki jo akreditira Ameriško knjižnično združenje v ZDA ali podobna agencija za akreditacijo v drugih državah. Poleg magisterija bi moral imeti knjižničar dokumentov izkušnje pri delu z državnim in zveznim depozitarnim programom, ki omogoča dostop do skoraj vseh nezaupnih vladnih dokumentov prek knjižnic po vsej državi. Prav tako je koristno imeti delovno znanje o sistemih za klasifikacijo državnih dokumentov, ki se uporabljajo za organizacijo teh dokumentov, kot je nadzornik dokumentov (SuDoc).
Knjižničarji dokumentov so specializirani knjižničarji, ki kategorizirajo in razširjajo vladne dokumente in informacije prek zveznega depozitarnega programa in pomagajo javnosti pridobiti dostop do želenih vladnih informacij. Ker so te deponije pogosto v javnih in akademskih knjižnicah, se naloge knjižničarja dokumentov običajno prekrivajo z drugimi nalogami, značilnimi za posplošen knjižničarski položaj, kot so administrativna opravila, pisanje povzetkov in storitve za stranke. Za pridobitev knjižničarja dokumentov je torej zahteva pridobitev diplome in nato MLS, ki posameznike pripravi na razumevanje uveljavljenih knjižničnih postopkov in informacijskih virov.
Med študentovim dodiplomskim ali podiplomskim študijem je koristno delati kot pomočnik strani ali knjižnice v javni, vladni ali akademski knjižnici. Ta delovna mesta v knjižnici so začetna in dokaj enostavna za pridobitev. Zagotavljajo tudi veščine in izkušnje z informacijskimi sistemi, ki so lahko v pomoč, da v prihodnosti postanete knjižničar dokumentov.
Poleg diplome MLS je lahko koristno, vendar ni obvezno, pridobiti izkušnje ali diplomo na področju, povezanem s specializiranim področjem, kot so pravo, tuji jezik ali politologija. Knjižničar dokumentov se lahko sooči z vprašanji zelo specifične in pravno občutljive narave, ki zahtevajo dostop do enega samega odstavka v določenem državnem dokumentu. Poznavanje vladnih agencij in funkcij vsake je lahko v pomoč, da postanete knjižničar dokumentov, ki je dobro opremljen za obravnavo teh poizvedb. To znanje lahko knjižničarju pomaga hitro najti informacije, ki morda niso na voljo z metodami, ki jih širša javnost morda uporablja, kot je iskanje po internetu.
Številne osebne lastnosti so koristne za vsakogar, ki želi postati knjižničar dokumentov. Sposobnost kritičnega razmišljanja in dela z uveljavljenimi klasifikacijskimi sistemi je bistvenega pomena za razumevanje knjižničnih sistemov. Vzorne komunikacijske veščine in sposobnost jasnega pisanja so dragocene za posredovanje informacij na način, ki je dostopen širši javnosti. Razumevanje človekove narave, želja po pomoči javnosti in strast do znanja so temelj vsakega, ki želi postati knjižničar dokumentov.