Za enostavno pošiljanje podatkov iz telefonskega odzivnika v e-pošto, morate namesto standardne naprave za odzivnik nastaviti sistem, v katerem uporabljate storitev digitalne glasovne pošte. Telefonski odzivniki običajno delujejo kot ločene naprave, ki jih je mogoče povezati z vašim telefonom ali pa so razvite kot del telefona, ki snemajo sporočila dohodnih klicev in ta sporočila shranijo za prihodnje predvajanje. Ta vrsta sistema ni nujno povezana ali deluje s spletnimi komponentami, kar otežuje prenos sporočil iz telefonskega odzivnika v e-poštni račun, zato bi morali poiskati digitalno storitev, ki uporablja spletno glasovno pošto, ki vas po e-pošti obvešča o novih sporočilih.
Ko gre za prenos podatkov iz telefonskega odzivnika v e-pošto, je glavno vprašanje, ki se pojavi, sposobnost komuniciranja različnih sistemov. Telefonski odzivnik je običajno fizična naprava, ki se uporablja za snemanje in shranjevanje sporočil kličočih. Ti stroji so običajno povezani s telefonsko linijo in so lahko ločena naprava, povezana s telefonom, ali pa so vgrajeni kot del telefona. Ker so telefonski odzivniki zasnovani za delo predvsem s telefoni, ni veliko modelov, namenjenih uporabi z e-poštnimi sistemi.
Nekatere naprave so bile uvedene, da bi telefonskim odzivnikom omogočile uporabo digitalnih informacijskih formatov in pošiljanje sporočil v računalniški sistem, vendar so te pogosto nezanesljive in morda niso vedno na voljo. Namesto da bi poskušali pošiljati podatke iz telefonskega odzivnika na e-pošto, razmislite o uporabi storitve glasovne pošte. Izberete lahko storitev glasovne pošte, ki je na spletu ali ki uporablja programsko opremo, ki jo namestite v računalnik. Ko prejmete dohodni klic, na katerega ne morete odgovoriti, sistem prenese klic v računalniški sistem in sporočilo se posname.
Računalniški sistem lahko nato pošlje sporočilo na vašo e-pošto, na enak način, kot bi verjetno želeli, da se sporočila pošiljajo s telefonskega odzivnika na e-pošto. Različni sistemi lahko pošiljajo različne vrste sporočil, čeprav je običajno preprosto opozorilo, ki vas obvesti, da imate sporočilo glasovne pošte. Svojo glasovno pošto lahko nato preverite z oddaljene lokacije, tako da pokličete storitev glasovne pošte in pridobite svoje sporočilo. Obstajajo številni sistemi, ki vam omogočajo uporabo glasovne pošte in e-pošte, pogosto lažje kot poskus pošiljanja podatkov iz telefonskega odzivnika na e-pošto, nekateri sistemi pa lahko vključujejo funkcije ID klicatelja in možnost prenosa klicev na mobilni telefon. .