V večini primerov delodajalci v Združenih državah plačajo davke na izplačane plače Internal Revenue Service z elektronskim prenosom sredstev (EFT), ki ga sproži delodajalec ali tretja oseba v imenu delodajalca, kot je računovodsko podjetje ali služba za obračun plač. . Izplačati jih je treba v določenem času po izdaji plačilne liste, glede na njeno velikost, v skladu z razporedi, ki jih objavi IRS. Znatne kazni se odmerijo, če so davki na izplačane plače plačani prepozno ali sploh ne. Plačila državnih obveznosti za davek na izplačane plače se izvajajo na različne načine, določi pa jih davčni organ posamezne države.
Sistem EFT je bil za večino delodajalcev uveden v začetku leta 2011; manjši delodajalci imajo ob oddaji davčne napovedi možnost plačevanja nekaterih zneskov na četrtletni ali letni ravni. Takoj, ko je to praktično po izdaji plačilne liste, vendar v roku, ki ga določi IRS, delodajalec vzpostavi plačilo na spletu in določi datum, ko naj IRS nakaže sredstva z računa plačnika. Ko je EFT nastavljen, se vnesejo samo povzetki; Natančni podatki o razporeditvi izplačil so vloženi v četrtletno poročilo delodajalca, ki tudi usklajuje morebitne razlike. Če četrtletno poročilo kaže, da so zapadli dodatni davki, jih je običajno mogoče plačati s papirnatim čekom, ki spremlja poročilo, ko je vloženo.
Čeprav se morda zdi tvegano vplačevanje davčnih depozitov ločeno od vložitve poročil, ki ta plačila dodeljujejo posameznim davkoplačevalcem, je sistem v Združenih državah Amerike dobro deloval, s temeljitim sistemom obračunavanja in popravljanja napak. Tako večina delodajalcev plača davke na izplačane plače v samo nekaj dneh od datuma izdaje plačilne liste, pri čemer vsako četrtletje oddaja poročila za obračun položenih zneskov. Ta sistem zagotavlja, da so davčne obveznosti izpolnjene čim prej po nastanku, hkrati pa daje delodajalcem čas za pripravo pojasnjevalnih poročil.
Davki na izplačane plače v Združenih državah se vzamejo iz plač zaposlenih in sredstev delodajalcev. Denar, zadržan od zaslužka zaposlenih, gre za obveznosti dohodnine in plačila zavarovalnih premij za socialno varnost, Medicare ter državne ali lokalne programe zavarovanja, kot sta invalidnost ali brezposelnost. Delodajalci se morajo ujemati s plačili svojih zaposlenih za socialno varnost in Medicare ter morajo plačevati tudi zvezne in državne premije zavarovanja za primer brezposelnosti in v nekaterih primerih državne premije invalidskega zavarovanja.
Za zaposlene se odtegljaj dohodnine izračuna ločeno za posamezne zaposlene na podlagi njihovih dejanskih zaslužkov in podatkov, navedenih na njihovih obrazcih W4. Premija za socialno varnost znaša 6.20 % bruto plače zaposlenega, dokler letni zaslužek ne doseže zgornje meje, ki jo je določil kongres, ki je leta 106,800 znašala 2010 ameriških dolarjev. Premija za Medicare je 1.45 % vseh zaslužkov.
Izračun prispevkov delodajalcev je lahko zapleten, saj vključuje zgornje meje zneskov, ki so predmet davka, in zvezne dobropise za plačila državnega davka na brezposelnost. Večina storitev za obračun plač in podjetniške programske opreme za obračun plač izvaja te izračune. Vsi zneski so združeni, ko delodajalci plačajo davke na izplačane plače, razen davkov na zavarovanje za primer brezposelnosti, ki se plačajo četrtletno vsakič, ko skupna obveznost doseže ali preseže 500 $.