Diagram poslovnih procesov vizualno prikazuje poslovne procese po korakih s ciljem njihovega izboljšanja in ga lahko ustvari katera koli organizacija za kateri koli proces. Diagrami procesov se razlikujejo po zapletenosti in obliki, zato je treba obliko, obseg in raven podrobnosti določiti pred začetkom ustvarjanja. Ko so parametri nastavljeni, je mogoče zaporedne korake postopka grafično dokumentirati in jih nato analizirati. Diagrame je mogoče ustvariti z različnimi tehnikami, z uporabo samolepilnih listkov, papirja ali specializirane računalniške programske opreme. Pogosto majhne skupine ljudi ustvarijo diagrame, da zagotovijo temeljitost.
Opredelitev obsega in meja diagrama poslovnega procesa vključuje razumevanje vhodov, interakcij in izhodov izbranega procesa. Zelo zapletene procese ali tiste, ki se pojavljajo na številnih organizacijskih ravneh, bo morda treba razdeliti na več diagramov. Začetni premislek o tem, katere procese je treba diagramirati in njihov obseg, lahko zagotovi, da koristi odtehtajo stroške ustvarjanja.
Ne glede na stopnjo podrobnosti je diagram poslovnega procesa koristen le toliko, kot so informacije, ki so v njem. Ekipe za preslikavo s člani iz različnih stopenj procesa lahko zato zagotovijo dragocene informacije, ki bi jih lahko pogrešal en sam ustvarjalec. Kljub velikosti procesa ali številu vključenih zaposlenih pa bi morale ekipe ostati dovolj majhne, da jih je mogoče obvladovati.
Diagram poslovnega procesa je mogoče ustvariti na papirju, z lepljivimi lističi ali prek računalniških programov in specializirane programske opreme za poslovne procese. Prednosti dela s papirjem ali samolepilnimi lističi vključujejo hitrost ustvarjanja, krajši čas izobraževanja in enostavnost manipulacije. Računalniško oblikovanje diagramov vključuje daljši izobraževalni proces, vendar povečuje dolgo življenjsko dobo, olajša prenos informacij in ga je mogoče priključiti neposredno v programsko opremo za upravljanje poslovnih procesov.
Drug vidik oblikovanja vključuje izbiro zapisa za modeliranje. Zapis modeliranja poslovnih procesov, ki ga je ustvarila pobuda za upravljanje poslovnih procesov, je primer standardiziranega sistema grafičnega zapisa za diagrame procesov. Standardizirani notacijski sistemi lahko olajšajo komunikacijo diagrama med oddelki ali med podjetji po zaključku. Zapis za modeliranje poslovnih procesov na primer uporablja pravokotnike za predstavitev dejavnosti, diamante za predstavljanje odločitev in različne puščice za prikaz zaporedja. Vendar obstajajo druge oblike standardiziranega zapisa; zapis je mogoče tudi improvizirati.
Ko so izbrani obseg, format in ekipa za preslikavo, je mogoče faze procesa grafično predstaviti, da dokončate diagram. Razmišljanje o različnih fazah procesa z ekipo za kartiranje je eden od načinov za dokončanje dokumentacije. Držanje izbranih standardov zapisov v tej fazi lahko pomaga tudi pri poenostavitvi ustvarjanja. Raven podrobnosti, ki je potrebna za zemljevid procesa, bo narekovala zahtevane informacije na vsakem koraku, ki lahko vključujejo časovne zamike, vtise strank in zunanje vplive.
Več osnutkov in pregledov diagrama procesa lahko zagotovi, da so vsi koraki dokumentirani. Eden od načinov za dosego tega je tako, da se skozi proces v realnem času z ekipo za kartiranje. Če proces to onemogoča, je mogoče vrednotenje doseči z distribucijo kopij diagrama poslovnega procesa med člane ekipe ali zaposlene. Dokončanje diagrama poslovnega procesa uporabnikom omogoča vizualizacijo poslovnega procesa od začetka do konca, kar lahko pomaga pri upravljanju in optimizaciji poslovnih procesov.
SmartAsset.