Za nastopanje osebnega zastopnika ali osebnega upravitelja zapuščine umrlega ni treba napisati zapuščine. Zapuščinsko pismo je pravni dokument, ki ga izda zapuščinsko sodišče in daje osebi pooblastilo za nadzor in razdelitev premoženja osebe, ki je umrla. Oseba, ki jo je pokojnik v oporoki imenoval za osebnega upravitelja, ali oseba, ki želi delovati kot osebni zastopnik zapuščine, če ni oporoke, na obrazcu zahteva, da zapuščinsko sodišče izda vrsto zapuščinsko pismo, ki ji to dovoljuje.
Nekdo, ki je bil imenovan v oporoki za upravljanje zapuščine pokojnika, se imenuje osebni skrbnik ali “izvršitelj”. Pri zapuščinskem sodišču vloži vlogo za pooblastilo za obvladovanje premoženja zapuščine in njegovo izplačilo v skladu z oporoko. Sodišče ji nato izda zapuščinsko pismo, imenovano “oporočna pisma”, kot dokaz njene zakonite avtoritete.
Če je pokojnik umrl brez oporoke, se oseba, ki jo določi sodišče po prejemu njene prošnje, imenuje osebni zastopnik. Od sodišča prejme zapuščinsko pismo, imenovano »upravna pisma«. Tako osebni upravitelji kot osebni zastopniki delujejo kot uradniki zapuščinskega sodišča.
V ZDA so vloge za oporočna in administrativna pisma na voljo v lokalnih uradih okrožnih uradnikov ali pri uradnikih okrajnih sodišč. Številna okrožja imajo obrazce na voljo na internetu. Na splošno so z vlogo povezane pristojbine za vložitev. Od vlagateljev se lahko zahteva tudi objava obveznice. V nekaterih primerih lahko sodišče na zahtevo odpove garancijo.
Vloge za zapuščinsko pismo zahtevajo zasebne podatke o pokojniku in morebitno dokumentacijo o smrti. Prosilec bo moral navesti tudi imena morebitnih “dedičev”, najbližjih sorodnikov po krvi ter njihova imena in naslove. Vse osebe, za katere je določeno, da prejmejo karkoli v oporoki, je treba navesti tudi z njihovimi imeni in naslovi. Osebni zastopnik mora vsebovati vse podatke v zvezi z željo pokojnika, da opravlja to funkcijo, ali razloge, zakaj je za to usposobljena.
Izvršitelj ali osebni zastopnik bo moral v okviru svojih nalog morda plačati dolgove zapuščine, preden izvede kakršna koli izplačila. V zapletenih ali večjih posestvih se bo morda želela posvetovati z odvetnikom. Za upravljanje zapuščine se lahko vzamejo razumni stroški in izdatki.