Pisanje zahteve za opustitev je lahko odvisno od tega, ali naredite več različnih stvari, vključno z izpolnjevanjem spremnega pisma, obrazca za zahtevo in zapisovanjem kakršne koli zahtevane dokumentacije. Glede na okoliščine opustitve in vpleteno agencijo so lahko zahteve v različnih situacijah nekoliko drugačne. V skoraj vseh primerih boste morali navesti razlago, zakaj je potrebna opustitev. Prav tako pri pisanju zahteve za opustitev bodite pozorni na morebitne roke.
Če izpolnite vnaprej natisnjen obrazec, je pisanje zahteve za opustitev samoumevno. Preprosto sledite navodilom in izpolnite presledke po svojih najboljših močeh ter poskrbite, da boste po potrebi vključili vse ustrezne podrobnosti. V nekaterih primerih je morda vse, kar morate izpolniti, le obrazec. V drugih primerih boste morda morali predložiti tudi običajno pismo. To pismo mora biti premišljeno in logično organizirano.
Ne glede na to, kakšno pismo ali pripoved pišete, poskrbite, da boste na samem začetku jasno navedli zahtevo. Če pišete zapisnik ali e-pošto, v zadevo e-pošte vključite besede »zahteva za opustitev«. Če pišete bolj tradicionalno pismo, se prepričajte, da je točka zahteve za opustitev navedena v prvem odstavku, celo v prvem stavku.
Naslednji odstavek mora pojasniti, kako izpolnjujete zahteve, potrebne za odobritev zahteve za opustitev. Na primer, če morate izpolnjevati določene dohodkovne smernice, da vam odobrijo opustitev, jasno navedite svoj dohodek in kako jih lahko dosežete. Če želite prejeti zdravniško opustitev za potovanje ali šport, pojasnite, kaj so zdravniki ali drugi zdravstveni delavci povedali o vaši situaciji. Vsako zahtevo za opustitev upoštevajte točko za točko, da se prepričate, da je vse metodično razloženo.
V nekaterih primerih je morda dobro razložiti tudi, kaj bi opustitev pomenila za vas osebno. Če je morda razlika med obiskovanjem fakultete in neobiskovanjem fakultete, bi to lahko bila močna motivacija v primerih, ko so smernice prilagodljive ali se lahko tisti, ki gledajo na opustitev, odločajo sami. Čeprav to morda ni potrebno, bi lahko pomagalo. Kljub temu se izogibajte zvoku melodramatičnega ali pretirano čustvenemu jeziku.
Če vključujete dodatno dokumentacijo, si to zapišite ali povejte stranki, kdaj naj pričakujejo, da bodo te informacije prispele. Vedno je dobro navesti časovnico in način dostave, če dokumentacija ni poslana hkrati. Pojasnite, če je mogoče, zakaj dokumentacija ni bila poslana skupaj.
V zadnjem odstavku prošnje mora biti navedena vaša pripravljenost, da postanete na voljo, če se pojavi več vprašanj. Če še niste navedli kontaktnih podatkov, bi bilo to dobro mesto, da jih posredujete. V nasprotnem primeru navedite, kje so še navedeni vaši kontaktni podatki, in navedite primeren čas, da vas pokličemo po telefonu.