Zadolžnica je pravni dokument, in čeprav je razmeroma osnovna, je pisanje pogosto še vedno nekaj umetelnega podjetja. V večini primerov morajo opombe vsebovati ime vpletenih strank, skupni znesek posojila in pogoje odplačila. Navesti je treba tudi morebitne varnostne, interesne ali druge premisleke, dokument pa morata običajno podpisati obe strani. Čeprav so nekatere brezplačne predloge na voljo na spletu in v knjigah, je običajno dobro, da vsaj raziščete pravila vaše jurisdikcije, preden domnevate, da bo opomba, ki jo napišete, zavezujoča.
Identifikacija posojilodajalca in posojilojemalca je običajno prva stvar, ki jo morate storiti, ko sedite in napišete zadolžnico. Navedite polno ime vsake stranke, pa tudi datum – tako datum vnaprejšnje transakcije kot datum sestave opombe. Številni dokumenti, ki jih sestavijo odvetniki, bodo pri prepoznavanju ključnih akterjev uporabljali arhaičen jezik in modne izraze, vendar to običajno ni potrebno. Dokler jasno določite, kdo je vpleten, je običajno dovolj tudi najpreprostejši jezik.
Ko poimenujete stranke, opišite transakcijo. Zapišite, kdo je komu kaj dal, in zapišite pogoje menjave. Natančen znesek in tudi medij – to je, ali je treba posojilo plačati v gotovini, čeku ali overjeni obveznici, na primer – se morda zdita preveč očitna, da bi jo opazili, vendar lahko pomaga razjasniti, kaj se je zgodilo in kako. Eden od ciljev, ko pišete zadolžnico, je zajeti bistvo posojilne transakcije na način, da bi zunanji opazovalec ali sodnik z njim lahko poustvaril točno to, kar se je zgodilo ob sklenitvi sporazuma.
Naslednja stvar, ki jo je treba vključiti, je načrt odplačevanja. Če bo posojilojemalec denar odplačeval na obroke, navedite vse datume zapadlosti plačil. Vključiti je treba tudi način prejema plačil. To lahko vključuje vrsto plačila in lokacijo.
Da napišete zadolžnico, ki bo uporabna v primeru neplačila, je ključnega pomena, da ste najprej določili pogoje. Brez nekaterih dokazov, da sta se stranki dogovorili, da bosta izplačali in prejemali plačila na določen način, se spori pogosto skrčijo na zgolj spomine. Bitke, kdo je kaj rekel, so na sodišču redko prepričljive.
Med pisanjem zadolžnice je treba vključiti tudi morebitne dolgovane obresti. Vključeno je lahko tudi to, ali lahko posojilojemalec pospeši plačilo s preplačilom ali vplačilom glavnice, kar sčasoma zmanjšuje plačila obresti. Prav tako je treba identificirati vsako zavarovanje posojila.
Podpisi so običajno trdna zahteva za vsak prenosljiv instrument ali bankovec in zadolžnice niso izjema. Odvisno od pristojnosti se lahko zahteva tudi podpis priče ali žig notarja. Podpis v bistvu pomeni namen. Ko stranke, imenovane na vrhu opombe, jo podpišejo na dnu, pričajo, da so prebrale pogoje, se z njimi strinjajo in razumejo, da jih bodo zavezovale.
Ni vedno mogoče napisati zadolžnice, ki je pravno izvršljiva, tudi če vsebuje vse te osnovne elemente. Glede na to, kje živite in koliko denarja je v igri, lahko obstajajo posebni premisleki ali klavzule, ki jih je treba vključiti. Pomanjkljiva zadolžnica nikakor ne razveljavi posojila, vendar se lahko izkaže za težavno, če ena od strank ne izpolni svojega konca kupčije. Pogosto je dobro poiskati nasvet lokalnega odvetnika na neki točki, ko nameravate napisati zadolžnico, čeprav le na informativni podlagi.