Obstaja nekaj različnih načinov, kako pristopiti k spremnemu pismu vprašalnika, vendar boste v skoraj vseh primerih želeli vključiti uvod v projekt, zakaj sprašujete za informacije in kratek povzetek, kaj boste naredili z zbrani podatki; običajno je tudi dobra ideja navesti kakšen razlog ali razlago, ki lahko spodbudi ljudi, da nadaljujejo in odgovorijo na vsa vprašanja. Običajno je dobra ideja tudi vključitev navodil in kakršnih koli posebnih smernic, v pomoč pa je lahko tudi navedba telefonske številke ali naslova, na katerega se lahko ljudje obrnejo za več informacij. Vseobsegajoča oblika pisma je lahko uradna ali priložnostna, odvisno od občinstva in teme, čeprav se veliko ljudi odloči bolj za obliko poslovnega pisma. To lahko pripomore k temu, da je paket uraden, hkrati pa projektu kot celoti daje določeno stopnjo zaupanja in strokovnosti.
Razumeti namen pisma
Pogosto je dobro, da si vzamete nekaj trenutkov in razmislite o vprašalniku in njegovih ciljih, preden sedite in napišete spremno pismo. Premisliti boste morali, zakaj sploh pošiljate vprašanja, pa tudi kdo jih prejme. Če vsi, ki bodo prejeli vprašalnik, to pričakujejo, lahko domnevate, da ste nekoliko bolj seznanjeni, kot bi bilo primerno za prejemnike, ki so bolj ali manj naključni ali ne poznajo nujno vas, vašega podjetja ali projekta na vse.
Določite osnovne informacije
Ko malo razmislite o občinstvu in o tem, kako si bodo prejemniki verjetno ogledali gradivo, je čas, da začnete. Večina piscev pisem začne z zelo osnovnimi informacijami, vključno z datumom, vašim imenom in naslovom ter kontaktnimi podatki za podjetje, ki je naročilo raziskavo. Nekatera podjetja pišejo svoje vprašalnike, v tem primeru pa je to seveda mogoče preskočiti; v primeru, da je bila anketa sklenjena pogodba, je uvedba teh podrobnosti običajno pomembna že na začetku. p>
Oris projekta
Na splošno je dobro, da s prvim odstavkom predstavite sebe in naročnika. Vključite podrobnosti o filozofiji in obeti, da prejemnika pomagate seznaniti s cilji podjetja in obsegom projekta. Nato v naslednjem odstavku predstavite sam vprašalnik. Uporabite prostor, da razložite cilje in zakaj je bil naročen. Če želi podjetje razviti nove izdelke, prejeti povratne informacije ali razviti politiko, o tem obvestite anketiranca. Prav tako je pomembno razpravljati o tem, kako bodo odgovori uporabljeni in ali bodo zaupni.
Navedite navodila
Tretji odstavek mora vsebovati podrobnosti o tem, kako izpolniti vprašalnik in vsa ustrezna navodila. To vključuje morebitne časovne omejitve za odgovarjanje, način vrnitve vprašalnika in naravo oblike vprašalnika. Če je celoten ali del vprašalnika na spletu, boste želeli zagotoviti pravi spletni naslov in vsa potrebna gesla ali uporabniške kode.
Prav tako boste verjetno želeli vzeti nekaj stavkov za razpravo o vrstah odgovorov, ki jih iščete, in o tem, kaj lahko prejemniki storijo, če želijo zagotoviti dodatne informacije ali povratne informacije. Pojasnite lahko, ali je vsa anketa več izbirna ali na primer zahteva podrobne odgovore. Na neki točki je običajno treba tudi navesti, da vrnitev ankete služi kot dajanje soglasja za uporabo posredovanih podrobnosti.
Ekspresna zahvala
Običajno uporabite zadnji odstavek, da izrazite svojo hvaležnost za prejemnikov odgovor. Običajno je dobra ideja, da se upošteva čas, ki si ga anketirani porabi za izpolnitev in vrnitev vprašalnika, in če so z izpolnjenimi oddaji povezane nagrade ali risbe, je to lahko pravi čas, da anketirance obvestite o njih.
Večina ljudi konča spremno pismo vprašalnika z zaključkom, kot je »S spoštovanjem«, in običajno bi morali tukaj ponoviti svoje ime in naziv delovnega mesta. Ko končate, preverite dokument za pravopisne in slovnične napake, ga ponovno preberite in pripravite za distribucijo.