Pisanje spremnega pisma za fakulteto je treba opraviti premišljeno in previdno. Ne samo, da mora biti brez tipkarskih napak z ustrezno slovnico, ločili in stavčno strukturo, ampak mora biti spremno pismo za prijavo na fakulteto napisano o instituciji in ne o vas. Na prvi pogled se to lahko zdi neresnično, saj akademske ustanove zahtevajo ustrezne informacije o kandidatih, da ugotovijo, ali se dobro ujemajo s programi, ki jih ponujajo. Ampak to je bistvo; ko pišete spremno pismo za fakulteto, morate poudariti, kako se vi, vaše sposobnosti in dosežki ujemajo s specifično institucijo, na katero se prijavljate.
Upoštevajte, da je zelo verjetno, da bo sprejemni oddelek prebral vašo prijavnico pred vašim pismom. Vaše spremno pismo na fakulteti mora bralca prepričati, da se dobro ujemate s tem, za kar ste se prijavili za študij na tej šoli. Akademska spremna pisma so zelo podobna naslovnicam za zaposlitev, saj morajo obravnavati zahteve organizacije in kako jih prosilec izpolnjuje ali celo presega.
Lažje je razumeti, kako pomembno je pokazati, kako ustrezate potrebam institucije, če se postavite v položaj na fakulteti ali v podjetju. Pogosto imajo veliko več prijav, kot jih imajo za zapolnitev. Ker je nezakonito biti diskriminatoren pri izbiri delavcev za delovna mesta ali študentov za programe, se je treba osredotočiti na spretnosti in zasluge; z drugimi besedami, kateri kandidati se najbolje ujemajo z organizacijo.
Predstaviti morate svoje ustrezne akademske dosežke in vse drugo, kar se ujema s programi, politiko in filozofijo šole. Vsekakor v spremnem pismu na fakulteti natančno navedite, kako se vaše ozadje, spretnosti in cilji ujemajo z določeno šolo in programom, za katerega se prijavljate. Poleg omembe kakršnih koli nagrad vključite tudi prostovoljne izkušnje, še posebej, če filozofija šole to zajema. Na vas je, da bralcu pokažete, kako se idealno ujemate z institucijo in programom. Spremno pismo vloge naj ne bo daljše od dveh strani.
Če niste naročeni drugače, vedno vtipkajte svoje spremno pismo na fakulteti, namesto da ga napišete ročno. Če je mogoče, vključite ime bralca, pa tudi oddelek, naslov univerze in datum. Po pozdravu, kot je “Spoštovana gospa Jones”, začnite s povzetkom, kot je “Vaše programske zahteve, navedene v trenutnem koledarju Smith Collegea, se popolnoma ujemajo z mojimi kvalifikacijami in ambicijami”, preden navedete svoje razloge. Omenite svoje posebne rezultate testov, če so še posebej visoki, vendar ne pozabite na nek način omeniti, da ste izpolnili vse zahteve, ki bi jih morali imeti.