Spremno pismo receptorja, tako kot večina spremnih pisem, je priložnost, da naredite prvi vtis, ki je nekoliko bolj oseben kot življenjepis. Pismo je običajno vključeno v življenjepis kot način, da vas seznanimo z bodočim delodajalcem. Delodajalcu bi moral dati občutek, kdo ste, hkrati pa ohraniti profesionalen ton in obravnavati, kako vas vaša izobrazba, izkušnje in osebnost naredijo idealnega za delo.
Kot receptor boste prvi obraz, ki ga ljudje vidijo, ko vstopijo v vrata, prvi glas, ki ga slišijo, ko pokličejo po telefonu, in včasih prva oseba, ki se odzove, ko pošlje e-pošto. To pomeni, da mora vaše spremno pismo pokazati, da ste sposobni biti osebni in profesionalni. Eden od načinov za to je, da svoje pismo naslovite na določeno osebo. Če svoje pismo naslovite na gospoda Jonesa in ne na predstavnika za kadrovske zadeve, dodate osebno noto, hkrati pa ohranite profesionalno vedenje. Prepričajte se, da ste opravili raziskavo, da boste svoje pismo usmerili na pravo osebo.
Telo spremnega pisma vašega receptorja mora biti sestavljeno iz treh odstavkov. V prvem odstavku mora biti takoj navedeno, za katero delovno mesto se prijavljate in kje ste slišali za delovno mesto. Če vas je napotil skupni prijatelj ali znanec, to povejte. Lahko vas loči od drugih prosilcev. Na koncu v enem ali dveh stavkih povejte, zakaj menite, da ste primerni za to delo. Tu se ni treba spuščati v podrobnosti; pusti to za drugi odstavek.
V drugem odstavku se morate sklicevati posebej na objavo za delovno mesto. Poiščite ključne besede in jih odmevajte v svojem opisu sebe in svoje izkušnje. Če objava za delo zahteva osebo z močnimi telefonskimi in ljudmi, ne pišite, da se z drugimi dobro razumete in imate profesionalen telefonski odnos. Namesto tega ponovite točno to, kar piše na objavi za delovno mesto. Če ne izpolnjujete vseh navedenih kriterijev, poudarite tiste, ki jih imate in se v njih počutite najbolj samozavestni.
V zadnjem odstavku spremnega pisma receptorja se morate zahvaliti bodočemu delodajalcu za njeno obravnavo. Delodajalcu sporočite, da jo nameravate poklicati do določenega datuma, da se prepričate, ali je prejela vaše podatke, in da se pozanimate o dogovoru za razgovor. Po strani je pomembno, da dejansko pokličete, ko rečete, da boste.
Podpišite spremno pismo receptorja »S spoštovanjem«, ki mu sledi vaše ime in kontaktni podatki. Ne pozabite lektorirati svojega pisma, preden ga pošljete. Če je mogoče, naj ga prebere tudi kdo drug, da zazna morebitne slovnične ali pravopisne napake.