Mnogi ljudje, ki iščejo delovna mesta pisarniškega pomočnika, nimajo visokošolske izobrazbe in imajo lahko omejene delovne izkušnje, zato je pisanje spremnega pisma pisarniškega pomočnika lahko frustrirajuće. Najboljši način za začetek pisanja pisma je, da natančno preberete opis delovnega mesta in ugotovite, katere vaše izkušnje in veščine bodo pokazale, da ste najboljši kandidat za delovno mesto. Označite ključne besede v opisu delovnega mesta in jih po možnosti uporabite v spremnem pismu. Ne pozabite raziskati ustrezne oblike spremnega pisma in večkrat lektorirati spremno pismo svojega pisarniškega pomočnika, preden ga pošljete.
Začnite spremno pismo pisarniškega pomočnika tako, da po možnosti pozdravite delodajalca po imenu. Ne pozabite navesti, zakaj ste zainteresirani za delovno mesto, in če vas je napotil kdor koli v podjetju, to ne pozabite navesti v prvem odstavku. Spremno pismo pisarniškega pomočnika boste želeli ohraniti kratko in jedrnato, zato se omejite na največ tri odstavke. V tistem prvem odstavku, po pozdravu in drugih opombah, ne pozabite takoj zapisati, zakaj ste najboljši kandidat za službo. Navedite posebno spretnost, izkušnjo ali stopnjo izobrazbe, ki bo pokazala vašo sposobnost, da ste najboljši možni pisarniški pomočnik.
Na kratko opišite veščino ali izkušnjo, ki najbolj ustreza potrebam delodajalca. Vrnite se in si oglejte označene besede ali besedne zveze ter ugotovite, katera od vaših veščin in izkušenj bo najbolj ustrezala potrebam delodajalca. Opišite to spretnost ali izkušnjo, vendar se izogibajte preveč podrobnosti; to točko boste lahko razložili med intervjujem, vaš življenjepis pa bo lahko vseboval še več informacij o spretnosti ali izkušnjah. Če je mogoče, navedite primere preteklih uspehov, na primer čas, ko ste bili pohvaljeni ali drugače priznani za vaše trdo delo.
Če nimate predhodnih izkušenj kot pisarniški pomočnik, bo vaše spremno pismo pisarniškega pomočnika moralo posredovati vaše veščine, ki bi vam ustrezale za delo. To je lahko težavno, ni pa nemogoče; zabeležite druga delovna mesta, ki so bila po težavnosti primerljiva ali celo težja, in razložite, kako vas ta delovna mesta pripravljajo na delovno mesto pisarniškega pomočnika. Bodite samozavestni in odločni s svojim jezikom ter se izogibajte besednim zvezam, ki bodo izrazile pomanjkanje samozavesti ali gotovosti. Povejte delodajalcu, zakaj ste najboljši kandidat, in ne zakaj “mislite”, da ste najboljši kandidat.