Pri pisanju spremnega pisma izvršnega pomočnika mora prosilec uporabiti eno samo stran, da dokaže svoje pisarniške sposobnosti, pozoren na podrobnosti in navede posebne primere uporabe teh veščin v prejšnjem delovnem okolju. Te cilje je mogoče doseči z ustvarjanjem edinstvene pisemske glave za spremno pismo in življenjepis ter s lektoriranjem prispevkov, da se prepričate, da so brez slovničnih in pravopisnih napak. Pismo se lahko naslovi na vodjo oddelka za človeške vire ali posameznika, ki vodi razgovore, ter lahko zahteva čas in kraj, kjer se lahko prijavitelj sestane, da se dodatno pogovori o načinih, kako lahko njene sposobnosti koristijo podjetju, ki zaposluje.
Naloge izvršnega pomočnika običajno vključujejo vlaganje, pošiljanje faksov, sprejemanje telefonskih sporočil in opravljanje pisarniškega računalniškega dela. Ta vrsta položaja služi za olajšanje potreb višjega vodstva podjetja ali velike korporacije. Podpredsedniki podjetij, izvršni direktorji in finančni uradniki običajno uporabljajo to vrsto pomočnika. Nekatera delovna mesta lahko zahtevajo, da izvršni pomočnik poskrbi tudi za manjše osebne opravke za izvršnega direktorja, kot so razporejanje rezervacij za večerjo, prevzem strank in gostinska poslovna kosila.
Ko se prijavljate na to vrsto delovnega mesta, mora biti spremno pismo izvršnega pomočnika običajno omejeno na eno stran. Namen pisma je predstaviti vodjo zaposlovanja in potencialno izvršnega direktorja, ki mu bo položaj ustrezal. Podrobne informacije, kot so predhodna zaposlitev, trajanje bivanja na nekdanjih delovnih mestih in izobrazba, so navedene v priloženem življenjepisu, ki je po potrebi lahko na dveh ali več straneh.
Življenjepis in spremno pismo izvršnega pomočnika sta lahko oblikovana tako, da se slogovno dopolnjujeta. Prosilec lahko z osnovno programsko opremo za urejanje besed ustvari pisemsko glavo, ki vsebuje njeno ime, naslov, telefonsko številko in e-poštni naslov. To pisemsko glavo lahko natisnete na vrh življenjepisa in pisma, da ustvarite enoten videz, ki dokazuje tudi kandidatovo računalniško znanje in pozornost do detajlov.
Spremno pismo izvršnega pomočnika mora biti specifično in jedrnato v naslovu, vsebini in pozdravu. Pismo se lahko začne tako, da se posebej obrne na vodjo zaposlovanja, če so ti podatki na voljo, na primer »Spoštovani gospod Gomez«, ali na kadrovsko službo podjetja, če ime ni navedeno. Da bi se izognili nepotrebni dolžini in besednosti, je pismo na eni strani običajno sestavljeno iz štirih do petih odstavkov, pri čemer vsak odstavek vsebuje tri do pet stavkov. V zadnjem odstavku lahko prosilec zaprosi za dogovor o določenem času in kraju srečanja, na katerem se bo na razgovoru lahko razpravljalo o njenih nadaljnjih kvalifikacijah. Narava te vrste delovnega mesta zahteva izjemne pisarniške veščine in prosilec bi moral pismo večkrat lektorirati, da se prepriča, da ni slovničnih ali pravopisnih napak.
Prosilki se morda zdi koristno uporabiti spremno pismo izvršnega pomočnika kot priložnost, da navede primer svojih delovnih veščin. Primer bi moral biti poseben primer, v katerem je prosilec uporabil veščine, ki so pomembne za novo delovno mesto, za katero se prijavlja. Na primer, če nove delovne kvalifikacije vključujejo poznavanje določene vrste računalniškega programa, lahko prosilec vključi primer, kako je uporabila to vrsto programa za dokončanje predstavitve ali serije poročil za svojega prejšnjega delodajalca. Prosilec lahko navede tudi nagrade in vsa posebna priznanja, ki jih je morda prejela v prejšnjih delovnih izkušnjah, ki se nanašajo na njene talente in spretnosti.