Sponzorsko pismo je prošnja za financiranje ali dobavo za določen projekt. Sponzorska pisma lahko pošljete prijateljem in družini, kolegom, neprofitnim organizacijam in celo korporacijam, da pridobijo sredstva za različne projekte. Čeprav bodo nekateri pozitivni odzivi temeljili na naravi projekta, lahko pisanje osebnega, ganljivega in učinkovitega sponzorskega pisma pomaga izboljšati možnosti za prejem potrebnih sredstev ali zahtevanih predmetov.
Pri pisanju sponzorskega pisma je pomembno narediti nekaj raziskav o potencialnih donatorjih. Če je prejemnik korporacija ali neprofitna skupina, ugotovite, ali ima podjetje v preteklosti podobne donacije, in se zahvalite skupini za že obstoječa prizadevanja. Raziskave lahko tudi pomagajo zožiti seznam potencialnih darovalcev na tiste, ki se zdijo sposobni in pripravljeni darovati; korporacija z zgodovino donacij skupinam za pomoč ob nesrečah, na primer, bi lahko bila dobra izbira za šolo ali gasilsko enoto, ki poskuša zbrati sredstva za nujno opremo ali programe usposabljanja. Pomaga lahko tudi preučitev ekonomskega položaja prejemnika; če je potencialni donator pred kratkim izgubil denar ali vložil zahtevek za stečaj, mu morda ni pametno napisati sponzorsko pismo.
Poskusite najti ime osebe v organizaciji, ki skrbi za sponzorstva in donacije. To lahko pomaga zagotoviti, da bo pismo naslovljeno na pravo osebo, in pomaga pri prilagajanju zahteve. Preprost klic v organizacijo lahko običajno povzroči pravilen stik znotraj podjetja. Če pošiljate posamezniku, se prepričajte, da v pozdravu uporabite polno ime osebe, namesto da rečete »Spoštovani« ali »Koga se lahko nanaša«.
Eden najpomembnejših delov pisanja sponzorskega pisma je podrobno opisati, kako bodo denar ali zaloge uporabljeni in zakaj so potrebni. To je kraj, kjer lahko opišemo vso strast in trdo delo, vključeno v projekt, ki bo, upajmo, pritegnil pozitiven odziv bralca. Opis naj bo oseben in iskren, vendar ne prosečevalski, pasivno-agresiven ali kakor koli brezčuten. Morda bo pomagalo vključiti posebne zgodbe o projektu, ki se dotikajo, namesto splošnih informacij. Na primer, v organizaciji, ki hrani revne družine, povejte zgodbo o določeni družini, namesto da samo razložite, da je hrana dana ljudem.
V nekaterih primerih mora sponzorsko pismo vsebovati vse ugodnosti, ki jih bo osebje ali organizacija prejela v zameno za njihovo donacijo ali pomoč. To lahko vključuje odpise davkov, posebno omembo ali dobropis ali celo majico. Če je darovalec navdušen nad tem namenom, mu marsikomu ni nujno mar za te bonuse, a kljub temu lahko služijo kot spodbuda.
Morda bi bilo koristno vključiti seznam točno tega, kar potrebujete od sponzorja. Za opremljanje otroške košarkarske ekipe lahko to vključuje določeno število uniform, pravilne čevlje, košarkarske zaloge in vadbeno opremo. Nekateri donatorji so morda bolj pripravljeni zagotoviti določeno blago kot preprosto napisati ček, vendar se običajno priporoča tudi možnost doniranja sredstev. Darovalcem lahko pomaga, da se počutijo bolj vključene in pomembne za organizacijo, če lahko natančno vidijo, kako bo njihovo sponzorstvo uporabljeno.