Pisanje prostovoljnega spremnega pisma je nekoliko drugačno od tradicionalnega spremnega pisma, ki spremlja življenjepis in prošnjo za zaposlitev. Ker se ne prijavljate za določeno delovno mesto, temveč prostovoljno opravljate svoje storitve, boste želeli natančno pokazati, zakaj želite sodelovati, kakšne so vaše izkušnje in kaj upate, da boste s tem pridobili. Seveda morate vključiti tudi, kaj upate narediti za organizacijo in zakaj bi bile vaše storitve dragocene. Večina neprofitnih organizacij je navdušena nad sprejemom prostovoljcev, vendar morajo prosilci še vedno dokazati odgovornost in sposobnost primernega obnašanja na delovnem mestu.
Pomembno je, da svoje spremno pismo prostovoljca prilagodite posebni organizaciji. Verjetno ste izbrali organizacijo na podlagi svojih interesov ali izobrazbe in to boste želeli opisati v spremnem pismu. Če pojasnite, kaj vas pritegne k prostovoljnemu delu, naj bo to skrb za živali v zavetiščih, čiščenje okolja ali mentorstvo otrok, lahko povečate verjetnost, da vam bo organizacija ponudila priložnost. Poleg svojih interesov boste želeli deliti informacije o svojih posebnih veščinah.
Vsaka neprofitna organizacija bo na splošno potrebovala ljudi za nekaj različnih stvari. To lahko vključuje praktično delo, odvisno od narave organizacije, ali pa pisarniško delo. Skoraj vsak ima nekaj veščin, ki jih lahko poudari v spremnem pismu prostovoljca. Na primer, če ste odlični z ljudmi, lahko zberete donacije za zbiranje sredstev. Če imate pisarniške izkušnje, boste morda pomagali pri upravljanju ali organizaciji pisarne ali sprejemanju telefonskih klicev; pisne spretnosti ali prejšnje neprofitne izkušnje se lahko uporabijo za ustvarjanje glasil ali pomoč pri pisanju donacij. Bodite ustvarjalni in navdušeni v spremnem pismu.
Po drugi strani pa v spremnem pismu prostovoljca ne lažite in ne pretiravajte svojih izkušenj. Če upate, da se boste učili od organizacije, to povejte – številne neprofitne organizacije z veseljem učijo veščin voljnim prostovoljcem. Vključiti morate tudi količino časa, ki ga morate dnevno ali tedensko posvetiti organizaciji. Čeprav se od vas morda ne zahteva, da se pojavljate kot na delovnem mestu, je zelo slaba oblika, da se posvetite določenemu času v organizaciji, nato pa ne pridete na delo. Osebi, ki bere pismo, se zahvalite za ta čas in podrobno navedite, ali in kdaj boste stopili v stik z njo v prihodnosti, da bi razpravljali o priložnosti za prostovoljstvo.