Predlog za sponzorstvo je sestavni del financiranja dogodka ali filantropske organizacije. Kot pisatelj morate poznati vse podrobnosti o vašem dogodku ali organizaciji in vaših zahtevah. Prav tako morate temeljito raziskati podjetje, organizacijo ali osebo, na katero je vaše pismo naslovljeno.
Glede na to ima predlog za sponzorstvo veliko elementov, ki so skupni drugim pismom. Svoje kontaktne podatke ali podatke vaše organizacije postavite na vrh pisma na desni strani. Nato na levi strani pod vašimi kontaktnimi podatki vnesite datum in kontaktne podatke za prejemnika pisma.
Uporabite prvi odstavek, da predstavite sebe ali svojo organizacijo. Naj bo odstavek kratek. Vaš potencialni sponzor bo želel vedeti, kdo ste, kaj počnete in kakšna je vaša filozofija, vendar ga bo bolj zanimala vsebina vašega predloga.
Drugi odstavek naj prejemnika pisma predstavi dogodku, za katerega želite, da ga sponzorira. Na primer, če gre za literarni festival, navedite ime, lokacijo, oceno udeležbe in potrjene dogodke. Naj bo jedrnat in ne bojte se izpustiti občasnega imena. Uporabite odstavek za prodajo svojega dogodka ali organizacije, vendar se prepričajte, da ste vedno točni.
V tretjem odstavku opredelite vpliv dogodka. Omenite dobrodelne organizacije, ki bodo pomagale, če sploh. Če gre za zbiranje sredstev ali drugo dobrodelno prireditev, pojasnite, kam bo šel denar in kaj bo z njim narejeno. Pojasnite, na koga ali kaj bo dogodek vplival.
Sledi najpomembnejši del predloga za sponzorstvo z vidika potencialnega sponzorja: Pojasnite, kaj je v njem za prejemnika predloga. Potencialni sponzor bo verjetno želel vedeti, koliko ljudi bo med dogodkom in morebitnim oglaševanjem, ki vodi do tega, videlo njegovo ime ali blagovno znamko. Bodočemu sponzorju ne pozabite povedati, kakšne pozitivne asociacije bodo ljudje ponesli na dogodek v zvezi z njegovim imenom ali blagovno znamko. Pojasnite, kako je dogodek primeren za to posebno sponzorstvo. Na primer, zabavni tek je dobro povezan s sponzorstvom podjetij obutve in podjetij za zdravo hrano.
Zdaj, ko ste predstavili prednosti dogodka in imate interes potencialnega sponzorja, je čas, da prejemnika predloga predstavite svoje potrebe po sponzorstvu. Dogodek, za katerega iščete sponzorstvo, mora imeti popolne informacije o proračunu, preden je predlog napisan. To vam omogoča, da navedete želeni proračun za dogodek, tako da sponzor ve, kakšna naložba je potrebna, vendar se ne začnite pogajati v predlogu.
Sklepni odstavek predloga za sponzorstvo naj izraža vašo hvaležnost za prejemnika, ki si je vzel čas za branje vašega pisma. Prav tako morate izraziti željo, da bi z njim ali njo podrobneje razpravljali o ideji. Vključite svoje ime in naslov na dnu strani. Preden oddate svoj predlog za sponzorstvo, ga ponovno temeljito preberite in uredite. Nestrokoven predlog lahko spodbudi sicer pripravljenega sponzorja, da zavrne zahtevo.