Potrdilo o prejemu lahko napišete tako, da uporabite knjigo prejemkov, izpolnite predlogo računa ali tako, da zapišete podrobnosti prodajne transakcije v dolgi obliki na kateri koli kos papirja in ga podpišete. V maloprodajnem okolju se računi običajno ustvarijo elektronsko, vendar ni nobene zahteve, da mora biti potrdilo izdelano na poseben način, da je veljavno. Dokler potrdilo navaja, kaj je bilo prodano, plačani znesek, kdo je prejel kupnino in datum transakcije, se šteje kot zakonit zapis o menjavi.
Računi so pomemben del prodajne transakcije. Zagotavljajo uradno dokazilo o podrobnostih zamenjave in jih je mogoče predložiti kateremu koli organu za utemeljitev različnih zahtevkov, na primer za dokumentiranje stroškov za odbitek v davčni napovedi. Račun je v maloprodajnem okolju pogosto računalniško podprt, ni pa nujno. Račun lahko napišete s kosom papirja in svinčnikom. Pripoved je mogoče uokviriti na kakršen koli primeren način.
Na potrdilu je običajno navedeno, da je bil na določen datum določen znesek denarja zamenjan za predmet. To pomeni, da ste izdelek prodali kupcu. Če na ta način napišete potrdilo o prejemu, morate podpisati papir. Podpis dokazuje, da ste potrdilo napisali vi.
Potrdila o prevzemu ni nujno podpisati kupec. Posedovanje potrdila o prodaji je zadosten dokaz za zakonitost. Če želite, da kupec podpiše potrdilo o prejemu zaradi vzpostavitve popolnejše evidence ali iz katerega koli drugega razloga, lahko to določite kot določilo transakcije.
Na voljo je več možnosti za lažje pisanje potrdila, če morate to storiti pogosto. Trgovine s pisarniškim materialom in pisarniškimi materiali imajo vnaprej natisnjene knjige potrdil, ki zahtevajo, da izpolnite prazna mesta. Te knjige so pogosto prilagojene za posebne vrste transakcij. Če ste najemodajalec, ki mora izdati potrdila o plačilu najemnine, običajno obstaja vnaprej natisnjena knjiga potrdil, ki je specifična za to situacijo.
Potrdilo lahko napišete tudi s sistemom za izdajanje računov. Ko je račun ustvarjen za olajšanje prodaje, navaja elemente, ki jih je treba vključiti v naročilo. Na dnu ali zadnji strani obrazca lahko vključite razdelek s šablono, ki ga lahko kupec podpiše, da označi prejem celotnega naročila na določen dan. Vaš račun s seznamom prodanih artiklov, prodajno ceno in podpisom kupca, ki označuje, da je bila menjava sklenjena na določen datum, je sprejemljivo potrdilo o transakciji.