Razvijanje razumevanja namena poročila o analizi vrzeli je običajno prvi korak pri pisanju uporabnega dokumenta. Poročilo o analizi vrzeli preučuje vrzel med trenutnim stanjem podjetja in njegovimi cilji. Te informacije lahko pomagajo organizaciji začrtati načrt za doseganje ciljev. Poročilo o analizi vrzeli pregleda tudi zgodovino subjekta, da ugotovi, kako je dosegel svoj trenutni status. To lahko načrtovalcem pomaga določiti, katere metode so najbolj zaželene za izboljšave.
Primarni cilj pisanja poročila o analizi vrzeli je običajno pokazati razumevanje vpliva vsakega elementa v organizaciji. To je učinkovit način za iskanje posameznikov, oddelkov in dejavnosti, ki ovirajo doseganje organizacijskih ciljev. Čeprav je lahko koristno opazovati, kako dobro deluje element organizacije sam po sebi, je splošni namen ugotoviti, kako vsak od teh delov vpliva na celotno delovanje.
V večini primerov poročilo o analizi vrzeli sestavi ekipa. To je deloma posledica obsega dela, ki je potreben za izvedbo temeljite analize. Prav tako je dober način za zagotovitev, da poročilo ne odraža stališča enega posameznika. Informacije za poročila o analizi vrzeli je mogoče zbrati z intervjuji, anketami in pregledovanjem evidenc, kot so tiste s področja financ in človeških virov.
Eden ključnih elementov poročila o analizi vrzeli je izjava o problemu. To je povzetek najbolj perečih vprašanj, ki organizaciji preprečujejo doseganje svojih ciljev. Ta vprašanja bodo vključena v načrt kot izhodišče za izboljšave.
Po zbranih informacijah je mogoče izdelati načrt za zapolnitev vrzeli med trenutnim in želenim stanjem organizacije. Nekatere stvari, ki bi jih lahko upoštevali pri izdelavi tega načrta, vključujejo potrebna sredstva, kot so denar, čas in ljudje. Načrt lahko opisuje tudi, katera orodja ali drugi materiali so potrebni in morda kako jih je mogoče dobiti.
Poročilo o analizi vrzeli običajno opisuje tudi postopek, ki ga je treba upoštevati, da bo organizacija dosegla svoje cilje. To lahko vključuje časovne okvire, roke in meritve za merjenje uspeha. Analiza pogosto vključuje tudi merila uspešnosti za posebne cilje, tako da je napredek enoten in dosleden.
Nekatere organizacije bodo uporabile drugo vrsto analize, da bi ugotovile, katere korake je treba sprejeti za zapolnitev vrzeli. To je pregled prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti (SWOT), ki so povezani z določenim podjetjem, in se imenuje SWOT analiza. Z razumevanjem teh splošnih lastnosti podjetja in razlogov za vrzel je mogoče izdelati celovit načrt za napredovanje.
SmartAsset.