Pisanje ponudbe vključuje izračun cen, pisanje prodajne vsebine in sestavljanje strokovne predstavitve. Za izračun cen mora posameznik razumeti svoje stroške, raziskati konkurenco in ugotoviti, ali bo potrebna nova oprema ali material. Po izračunu stroškov je treba tej številki dodati stopnjo ali znesek pribitka in ga primerjati s konkurenti. S to končno številko je mogoče ustvariti predlog s spremnim pismom, podrobnostmi o predlagani storitvi, prodajnim izvodom in ponudbo. Ne glede na to, ali se ponudba odda po e-pošti ali navadni pošti, mora biti predstavitev strokovna, z pisemsko glavo, brez pravopisnih ali slovničnih napak ter dobro organizirana.
Izračun cene ponudbe je eden prvih korakov pri pisanju ponudbe. Izračun mora vključevati vse stroške, povezane s projektom, kot so material, delo in nadgradnje. Če je treba za dokončanje tega projekta kupiti novo opremo ali stroje, je treba vključiti celoten strošek le-tega, razen če bo uporabljen tudi za prihodnje projekte – če se bo uporabljal za prihodnje projekte, je sprejemljivo vključiti le delček stroškov v izračunu. Po seštevanju vseh stroškov je treba vključiti stopnjo ali znesek pribitka, da bi ustvarili dobiček. Če niste prepričani, kakšna bi morala biti ta stopnja, je lahko koristno raziskovanje stopenj konkurentov.
Pisanje predloga ponudbe se začne s pismom, ki vključuje zahvalo podjetju za priložnost, da odda ponudbo, opis predlagane storitve ali izdelka in opis, kaj je naslednji korak za zagotovitev ponudbe. Pri opisu predlagane storitve mora ponudba vključevati, kako se podjetje razlikuje od konkurentov, kako storitev ustreza njihovim specifičnim potrebam in kaj pričakovati kot končni rezultat. V pismu mora biti navedeno tudi, kaj mora podjetje storiti, da zagotovi ponudbo, na primer podpis priložene pogodbe, plačilo depozita ali načrtovanje osebnega srečanja.
Pismu ponudbe je treba priložiti vsa dokazila. Nekatere stranke zahtevajo na primer vzorce prejšnjega dela, priporočilna pisma ali življenjepis. Dokumente je treba predložiti v vrstnem redu, ki ga je navedel naročnik, in dvakrat preveriti, da nič manjka. Če bo pismo poslano po navadni pošti, je treba za lepšo predstavitev uporabiti veliko ovojnico kot prenapolnjeno standardno ovojnico. Poleg tega morajo biti dokumenti brez gub, čisti in lepo spojeni. Če je treba predlog poslati po e-pošti, mora e-poštno sporočilo takoj prikazati pismo s priloženimi podprtimi dokumenti v velikosti datoteke, ki jo je enostavno prenesti.
SmartAsset.