Pismo vlagateljem mora biti vedno informativno, pa tudi strokovno. Če želite ohraniti močne odnose z vlagatelji, vedno jasno in iskreno komunicirajte o podrobnostih vašega podjetja. Vaša korespondenca z vlagatelji mora vsebovati samo dejanske informacije in vsakega vlagatelja je treba obvestiti o pomembnih vprašanjih, ki vplivajo nanjo ali njegovo naložbo, takoj ko postanejo znana. Če poročilom vlagateljev priložite pismo, podrobneje opišite vsa zaskrbljujoča področja, ki bi jih poročilo lahko prikazalo, in spodbudite vlagatelje, da se obrnejo neposredno na vas, če bi kdo imel prihodnja vprašanja ali pomisleke.
Kadar koli pišete pismo vlagateljem, se prepričajte, da je napisano na pisemski glavi s pisavo, ki je lahko berljiva, profesionalnega videza. Ne glede na to, ali pripravljate četrtletno pismo vlagateljem, letno pismo vlagateljem ali pišete pismo za predlog vlagatelja, obvezno shranite kopijo pisma za svoje datoteke in pošljite kopijo istega pisma vsem svojim vlagateljem, kakor tudi vse člane upravnega odbora in druge ustrezne stranke. Nagovorite prejemnike v spoštljivem in profesionalnem tonu in vedno vključite svoje kontaktne podatke.
Vsa sporočila vlagateljev morajo biti ustrezno datirana neposredno na korespondenco, da se ohrani dejanska časovna linija komunikacije. Prav tako morate vedno vsebovati referenco ali zadevo za datumom pisma, da bodo vaši vlagatelji vedeli, na kaj se pismo nanaša, in tako lahko informacije zlahka prikličete, če bodo potrebne v prihodnosti. Pismo vlagateljem se mora vedno začeti s spoštljivim in profesionalnim pozdravom, tudi če imate z vlagatelji osebni odnos.
Ko sestavljate pismo za pošiljanje vlagateljem, je vedno dobro, da čim prej preidete neposredno na bistvo. Morda imate prijateljski odnos z vlagateljem, vendar razpravljanje o osebnih zadevah ni nikoli primerno, če vlagateljem posredujete strokovno pismo. Namesto tega mora pismo vsebovati samo informacije, ki se nanašajo na vlagateljev poslovni interes in naložbo v vaš projekt.
V pismu vlagateljem bodite optimistični glede prihodnosti vašega skupnega podjetja. Tudi če se vlagatelji soočajo z možnostjo izgube naložbe, podrobno opišite svoje najboljše strategije, kako se izogniti takšni izgubi. Skratka, zagotovite svojim vlagateljem, da se trudite po svojih najboljših močeh, da zaščitite njihove interese.
Ko pismo vlagateljem prinese odvračajoče novice, je tudi dobra praksa, da svoje vlagatelje obvestite o situacijah, na katere se zdi, da niso pod vašim nadzorom. Hkrati pa vlagatelje ozaveščajte o prizadevanjih, ki ste jih vložili v njihovem imenu. Večina vlagateljev razume tveganja in razume, da lahko nepredvidene okoliščine povzročijo izgubo. Kar večina ne bo tolerirala, pa je dezinformacija ali namerno lagati v pismu ali osebno.