V mnogih pogledih je pisanje predloga pisma podobno kot katera koli druga vrsta poslovnega pisanja. Jasno, jedrnato in natančno pisanje je pomembno za vsak poslovni dokument. Poslovni predlogi pa zahtevajo posebne komponente, kot je spremno pismo predloga. Pismo s predlogom, podobno kot spremno pismo življenjepisa, služi kot vljuden uvod v dani predlog. Uporaba aktivnega glasu, upoštevanje sprejetega poslovnega pisnega bontona in izkazovanje spoštovanja za bralčev omejen čas so bistvenega pomena za uspešen odziv.
Pogosto, ko velike organizacije objavijo zahteve za več projektov, spremno pismo predloga bralcu obvesti, na katero zahtevo za predlog (RFP) se dokument odzove. Če ni obstoječega odnosa med strokovnjaki ali podjetji, pismo s predlogom deluje kot uvod in priložnost za dober prvi vtis. Ko odnos že obstaja, lahko spremno pismo služi kot priložnost za pohvalo, izražanje hvaležnosti ali podaljšanje dobre volje med obema stranema.
Ne glede na to, ali obstaja razmerje med strankama ali ne, mora vsako pismo s predlogom upoštevati ustrezen poslovni pisni bonton. Na primer, dokument mora biti oblikovan z ustreznimi naslovi, urejenimi robovi in standardno pisavo ali pisavo. Pričakuje se, da se pismo naslovi na ustrezen kontakt in uporabi profesionalen pozdrav, sprejemljiv za kulturo strank. Nepravilni kontaktni podatki ali preveč neuraden pozdrav lahko vplivata na to, ali bo pismo s predlogom prebrano ali zavrženo.
Poleg ustreznega bontona je pomemben tudi ton pisma s predlogom. Formalni, a prilagojeni pristopi običajno najbolje delujejo v zahodnih kulturah, pri čemer nekateri poslovni odnosi omogočajo neformalen ton. Vzhodne kulture običajno, čeprav ne vedno, raje uporabljajo formalni, profesionalni pristop. Če obstaja dvom o pravilnem tonu, je najboljši formalen in profesionalen pristop.
Čeprav nobeno pismo predloga ne bo zagotovilo sprejetja, uporaba aktivnega glasu in jedrnatega pisanja izboljšata možnosti. Ne uporabljajte dveh ali treh besed, ko bo ena zadostovala. Kratki, preprosti stavki so boljši od dolgih, zapletenih odstavkov. Aktivni glas predstavlja jasnost in samozavest, zato se pri pisanju izogibajte glagolom »biti«. Izogibajte se besednim zvezam, kot so »če želite« ali »bi vam bilo ljubše«. Namesto tega se odločite za močne akcijske glagole in neposredne pozive k dejanju.
Posebna vsebina pisma predloga se bo razlikovala za vsak projekt in poslovni odnos. Ena pogosta napaka, ki jo strokovnjaki naredijo pri pisanju spremnega pisma, je, da ponovijo ali povzamejo informacije, vsebovane v spremnih dokumentih. Upoštevajte, da je večina poslovnih strokovnjakov časovno omejena. Spoštujte čas bralca in ne ponavljajte preprosto vsebine svojega predloga. Namesto tega napišite svoje pismo z osebnim uvodom v mislih: kaj bi rekli ali kako bi se osebno predstavili, preden izročite dokument s predlogom?
SmartAsset.