Če želite napisati pismo o znižanju, morate običajno začeti tako, da imate vse potrebne dokumente, ki jih morate navesti ali vključiti, in naredite kopije teh dokumentov za pošiljanje. Nato začnite svoje pismo tako, da vključite kontaktne podatke za naslovnika, kot je urad Internal Revenue Service (IRS), s katerim se obrnete, ter svoje ime in kontaktne podatke. Pismo mora vsebovati jasno in jedrnato navedbo pristojbin, ki so vam bile zaračunane, ki jih želite zmanjšati, in razlog, zakaj menite, da vam teh stroškov ne bi bilo treba plačati. V vašem odpustnem pismu mora biti navedeno, da niste ravnali iz slabe volje ali zlobe, in dokazati, da želite zadevo rešiti na razumen način.
Pismo o znižanju kazni je pismo, napisano agenciji ali podjetju, pogosto IRS, v poskusu iskanja znižanja kazni ali drugih stroškov, ki vam jih organizacija zaračuna. Pismu morate priložiti številne dokumente, zato poskrbite, da imate vse potrebne dokumente, ko ga pišete, in naredite kopije teh dokumentov, da jih pošljete skupaj s pismom. Ne pošiljajte originalnih dokumentov z vašim pismom o odpustu, saj se lahko izgubijo po pošti. Priložiti morate kopijo ali sklic na pismo, ki ste ga prejeli, v katerem je navedeno, kaj dolgujete, vključno s številko primera, če je primerno, in vso dokumentacijo, ki jo potrebujete, da potrjujete razlog za zmanjšanje.
Vaše pismo o zmanjšanju se mora začeti s kontaktnimi podatki za podjetje ali pisarno, s katero se obrnete, sledijo pa vaši kontaktni podatki. Če poznate ime osebe v podjetju, na primer osebe, ki je stopila v stik z vami, ali agenta davčne uprave, potem morate na to osebo nasloviti svoje pismo o znižanju, sicer lahko uporabite »Koga se lahko nanaša«. Nato morate jasno navesti, da zahtevate znižanje zneska, ki ste ga zaračunali, in navedite datum poslanega pisma in številko vašega primera ali računa, če je na voljo. Razlog, zaradi katerega zahtevate znižanje, mora biti jasno naveden in mora biti legitimen razlog, kot je naravna nesreča, resna bolezen ali smrt v družini.
Vključiti morate dokumentacijo, ki podpira razlog, ki ga navedete v vašem pismu o znižanju, kot so fotografije škode, ki jo je povzročila katastrofa, zdravniško pismo, ki potrjuje vašo bolezen, ali smrtni list za družinskega člana. Če je mogoče, poskusite vključiti neko obliko delnega plačila ali zahtevo po obročnem načrtu za poplačilo zneska, ki je povzročil kazen, ki jo želite znižati. To je gesta v dobri veri, ki ni nujno potrebna, vendar lahko poveča verjetnost, da bo vaše znižanje sprejeto. Upoštevati morate, da je pismo o znižanju lahko pravni dokument in da je namerna prevara v takem pismu lahko podlaga za obtožbo goljufije ali krive prisege.