Podjetjem svetujemo, da vsem kandidatom, ki jih ne zaposlijo, napišejo pismo o zavrnitvi. Cilj pisma je prosilca obvestiti o okoliščinah, izkazati hvaležnost in ohraniti dober odnos s prosilcem. Dopis o zavrnitvi prosilca za zaposlitev mora vsebovati vsaj:
Izjava, da prosilec ni dobil službe.
Izraz hvaležnosti za prijavo in morebitne intervjuje.
Vse najboljše kandidatu pri nadaljnjem iskanju zaposlitve ali strokovnem razvoju.
Pisma lahko vsebujejo tudi spodbudo za vnovično prijavo, prošnjo za prijavo na drugo trenutno delovno mesto in osebne podatke o stvareh, ki so jih anketarji cenili pri kandidatu.
Večina pisem je napisana v uradnem poslovnem slogu. Prvi do dva stavka sta namenjena obveščanju prijavitelja, da je bil zaposlen nekdo drug, in navajanju nejasnega razloga za to. »Žal vam zaradi velikega števila kvalificiranih kandidatov trenutno lahko ponudimo delo,« ali pa zadošča nekaj permutacije tega stavka.
V naslednjih nekaj stavkih se mora prosilec zahvaliti, da je opravil postopek prijave/razgovora. Lahko jih tudi osebno usmerjajo, tako da se podjetje zahvaljuje za srečanje s prosilcem. Če se je to zgodilo, je primeren stavek, kot je: »Cenili smo, da smo se srečali z vami in uživali smo v vaših zamislih o tem, kako bi se vklopili v našo družbo«. Številni poslovni strokovnjaki menijo, da bi morala biti izjava v tem delu zavrnitvenega pisma prosilca za delovno mesto rahlo prilagojena in izraziti nekaj hvaležnosti za dejanski dogodek med intervjujem, da bi zavrnitev ublažili ter jo naredili osebno in pohvalno.
Zadnja bistvena podrobnost je želja po uspehu prijavitelja v prihodnosti. To je mogoče izraziti s preprosto izjavo, kot je: “Želimo vam nenehen uspeh v vašem poklicu (iskanje zaposlitve, kariera itd.)” Pismo o zavrnitvi prosilca za zaposlitev se mora nato zaključiti s uradnim podpisom.
Vmes med izražanjem hvaležnosti in željo po uspehu lahko pisma vsebujejo vabila za prijavo na druga trenutna delovna mesta ali za prijavo na zaposlitev v prihodnosti. Ta vabila so eden od razlogov, da prilagodite vsa pisma in ne pošljete obrazca. Nekatera podjetja ne pozdravljajo ponovne prijave vlagatelja, če so bili razgovori slabi ali neugodni, vendar so jim nekateri kandidati morda res bili všeč in jim niso mogli ponuditi dela. Če je drugo delovno mesto odprto, je priporočljivo, da delodajalec to pove ne le v pismu, ampak tudi v telefonskem klicu.
Podjetja se morajo izogibati morebitnim pastem pri pisanju zavrnitvenega pisma prosilca. Ne smejo komentirati zaposlene osebe ali posebnih lastnosti, zaradi katerih je bila ta oseba boljša izbira. V tem je možnost tožb zaradi nepoštenih praks zaposlovanja. Negativno komentiranje kandidatove uspešnosti je prav tako slabo priporočeno. Ne pozabite na cilj, ki ste ga dosegli; obveščati, zahvaliti, želeti dobro in pustiti dober vtis.
SmartAsset.