Pismo o zadovoljstvu stranke mora vsebovati podrobne informacije o situaciji in želeni rešitvi, pa naj gre za pohvalo za zaposlenega, ki je šel čez vse, ali pa za zamenjavo pokvarjenega izdelka. Povratna pisma te narave morajo biti jedrnata, saj bo morda moralo osebje vsak dan prebrati veliko število. Prav tako je pomembno zagotoviti kontaktne podatke, da se podjetje lahko odzove.
Ne glede na to, ali je bila izkušnja pozitivna ali negativna, pomaga zagotoviti čim več informacij, vključno z datumom, uro in lokacijo dogodka. V pismu o zadovoljstvu strank mora biti navedena tudi transakcija, ki se je zgodila, in po možnosti navedite vpletene člane osebja. Vse druge pomembne informacije je treba vključiti, da ima podjetje popoln pregled nad tem, kaj se je zgodilo in kdo je bil vpleten.
V primeru pritožbenega pisma, kjer je želja, da se pritožimo nad težavo in dobimo rešitev, lahko pomaga razpravljati o tem, kaj je bilo storjeno takrat. Pismo o zadovoljstvu stranke bi lahko navedlo, da je stranka na primer zaprosila nadzornika za pomoč ali je osebi za popravilo opozorila na težavo z okvarjenim popravilom in ni prejela odgovora. Če je pisec pisem stopil v stik s kom drugim v podjetju in ni dobil zadovoljivega rezultata, se je treba tudi o tem pogovoriti.
Ko so informacije razporejene v enem do dveh odstavkih, lahko pisec pisma vključi odstavek, v katerem razpravlja o tem, kakšna resolucija je želena. To je lahko vračilo, kupon, popravilo ali druga rešitev. Pismo o zadovoljstvu stranke ne bi smelo biti nerazumno, ampak mora jasno pojasniti cilje stranke. V primeru, ko stranka želi dodatno odškodnino, na primer zamenjavo električne komponente, ki je odpovedala, ker prenapetostna zaščita ni delovala pravilno, mora stranka predložiti dokumentacijo, kot so potrdila, ki podkrepijo to trditev.
Ko pismo o zadovoljstvu stranke izraža zadovoljstvo s stopnjo storitve, je lahko koristno, če ponudite nekaj informacij o tem, zakaj je stranka zadovoljna. Ta povratna informacija se lahko posreduje zaposlenemu, prav tako pa se lahko upošteva pri usposabljanju zaposlenih in politikah podjetja. Če je na primer kabinski spremljevalec let z letalom naredil še posebej prijeten, lahko pomaga vedeti, zakaj, tako da lahko letalska družba priporoči, da zgledu sledijo tudi druge stevardese.
Na koncu pisma o zadovoljstvu stranke lahko pisec vključi kontaktne podatke. Če so kopije poslane komu drugemu, je to mogoče zabeležiti s CC: in kontaktnimi podatki drugih prejemnikov. Priporočljivo je, da pismo pred pošiljanjem ponovno preberete za morebitne napake in pomaga ohraniti jezik nevtralen, saj podjetja lahko ne upoštevajo žaljivih ali agresivnih pritožb.
SmartAsset.