Obstaja nekaj različnih načinov za pisanje opustitvenega pisma, vendar v večini primerov morate vključiti tri bistvene stvari: izjavo o tem, kaj mislite, da prejemnik počne narobe; kaj želite, da storijo glede tega; in kaj nameravate storiti, če tega ne upoštevajo. Tovrstno pismo se običajno ne obravnava kot pravni instrument in kot takega običajno ni treba slediti nobeni določeni obliki in ga ni treba vložiti na sodišču. Prav tako ga ni treba napisati odvetniku. Prav tako je pogosto dobro, da je vaš ton formalen, izjave pa kratke in profesionalne. Glede na okoliščine bi to pismo lahko postalo osnova za tožbo kasneje, in če se to zgodi, je v vašem interesu, da je pismo čim bolj izpopolnjeno in spoštljivo. Številne pravne skupine ponujajo brezplačne predloge na spletu, ki jim lahko sledite, pogosto z vzorčnim jezikom in vzorčnimi odstavki.
Določite svoje cilje
Prva stvar, ki jo boste morali storiti, je, da čim bolj natančno prepoznate težavo. Obstaja veliko razlogov, zakaj bi oseba lahko napisala pismo o prenehanju. Osebne zadeve, kot sta nadlegovanje ali neprekinjeno posest, so nekateri primeri; Pogosti so tudi nadlegovanje s strani upnika, klevetanje osebe ali organizacije ali nepooblaščena uporaba blagovnih znamk ali avtorskih pravic. Tovrstna pisma se običajno pošljejo, ko menite, da bi sodnik drugi stranki odredil, naj ustavi postopek, če bi zadeva šla na sodišče, vendar se želite izogniti sodnemu postopku.
Pomembno je tudi zavedati se, česa tovrstno pismo ne zmore. Na primer, nekoga dejansko ne more prisiliti, da preneha z vedenjem – lahko samo vpraša in opozori na težavo. Če pišete pismo, da bi preprečili vedenje, ki je neposredno nevarno ali ki ogroža vaše ali druge, je morda pametneje poiskati bolj formalno pravno orodje, kot je prepoved približevanja. Prav tako boste morali biti pripravljeni na to, da se bo prejemnik odzval s svojimi zahtevami. Včasih ljudje dobijo tovrstna pisma in preprosto spremenijo svoje načine, vendar ne vedno. Preden se usedete in pišete, premislite o vseh možnih rezultatih in jih ustrezno načrtujte.
Določite posebnosti
Obstaja nekaj osnovnih stvari, ki bi jih morala vsebovati vsa pisma o prenehanju in opustitvi, začenši s polnimi imeni vas ali organizacije, ki jo zastopate, in vseh prejemnikov. Prav tako morate posebej opisati dejanje, vključno z datumi, časi in vsemi podrobnostmi, ki so na voljo. V številnih zadevah z avtorskimi pravicami in blagovnimi znamkami pisci pisem vključujejo obsežne priloge, ki prikazujejo vse domnevno nepravilne uporabe. To lahko poudari obseg problema in služi kot arhiviran zapis kršitev.
Če se zdi, da dejanje, ki ga želite ustaviti, krši zakone, jih navedite tudi. Ni vam treba spuščati v podrobnosti, vendar je navedba, da določena dejavnost krši določen zakon, pogosto močnejša in prepričljivejša kot preprosto trditi nekaj nejasnega, kot je »vaše dejavnosti so nezakonite«.
Navedite posledice nedelovanja
Druga pomembna sestavina pisma je kratka izjava o tem, kaj nameravate storiti, če prejemnik ne stori, kot zahtevate. V večini primerov je to izraženo kot neposredna zahteva, da se dejanje ustavi, običajno pa je treba določiti rok. Včasih boste želeli, da se dejanje takoj ustavi; v drugih primerih je nekaj tednov ali mesecev bolj realistično. Veliko je odvisno od okoliščin. Včasih je tudi dobro, da prejemniku poveste, da nameravate vložiti uradno tožbo, če se stvari ne spremenijo, kot je zahtevano.
Osredotočite se na dejanja, ne na čustva
Pogosto se zgodi, da so tovrstna pisma napisana šele, ko težave trajajo že dlje časa, in v teh situacijah čustva pogosto postanejo močna. Vendar je zelo pomembno, da ohranite nevtralen, uraden ton. Pismo o prekinitvi in opustitvi ne bi smelo uporabljati žaljivih ali vljudnih besed ali groženj, ki presegajo tiste, ki se nanašajo na spremljanje v pravnem sistemu. Ne pozabite, da bo pismo verjetno postalo del uradnega sodnega spisa, če bodo potrebni nadaljnji pravni ukrepi. S tem bi pismo postalo dokument, ki bi ga pregledala sodišča in bi postalo del javne evidence, in bi se lahko slabo odrazilo na vas, če bi bilo neprofesionalno ali zelo čustveno.
Razmislite o oblikovanju
Pravzaprav ni “napačnega” načina za pisanje tovrstnega pisma, vendar je napaka pri formalnosti običajno najboljši način ukrepanja. Na splošno mora biti pismo v obliki poslovnega pisma. Vaše ime in naslov, ime in naslov prejemnika ter datum pisma morajo biti pred telesom. Pismo mora vsebovati vaš izvirni podpis na koncu, obdržati pa morate vsaj eno kopijo izvirnega pisma.
Prav tako je dobro, da pismo pošljete po pošti s priporočeno pošto, saj bo tako prejemnik prisilil, da potrdi prejem in vam bo dal zapis o istem. To pomeni, da oseba ne more trditi, da pismo ni bilo prejeto, če bi bili potrebni nadaljnji pravni ukrepi.