Poznano tudi kot pismo z zahtevo za povračilo, je pismo o povračilu dokument, ki navaja posebno finančno situacijo, ki obstaja med dvema strankama, in opredeljuje potrebo, da ena od teh strank prejme povračilo celotnega ali dela finančnega prispevka, danega kot del finančne transakcije. Dejanska vsebina pisma je lahko nekoliko neformalna ali pa zelo podrobna in formalna, odvisno od okoliščin transakcije. V besedilu pisma je osnovni seznam elementov, ki jih je treba obravnavati, vključno z navedbo identifikacijskih informacij v zvezi z zadevno transakcijo, zneskom zahtevanega povračila in vrsto plačilnih pogojev, ki se štejejo za sprejemljive.
Pri večini formatov pisem o povračilu je prva naloga ugotoviti razlog za povračilo. Na primer, če je član zdravstvenega kluba razpisal plačilo za enoletno članstvo in se mora preseliti na delo proti koncu prvega četrtletja tega leta, lahko obvesti klub o tej spremembi statusa. Ob predpostavki, da pogoji članstva dovoljujejo delno povračilo članarine zaradi selitve člana, s temi podatki lahko ugotovimo, da je ta posebna situacija pokrita in da je zapadlo nekakšno povračilo.
V pismu o povračilu je treba poleg navedbe razlogov za zahtevo navesti tudi pričakovani znesek povračila. To omogoča prejemniku možnost, da dvakrat preveri številke in ugotovi, ali je ta znesek pravilen. Ob predpostavki, da si obe strani natančno razlagata določbe sporazuma med njima, ta vljudnost preprosto pomaga posredovati razumevanje, da imajo vsi vpleteni enako raven pričakovanj.
Tretja ključna sestavina katerega koli pisma o povračilu je opredelitev sprejemljivih metod za zagotavljanje tega povračila stranki prosilki. Pošiljatelj lahko zahteva plačilo v obliki čeka, dobroimetja na račun kreditne kartice ali elektronskega prenosa sredstev na svoj bančni račun. To pogosto pomaga pri hitrejšem plačilu, saj ni treba izdajati dodatnih sporočil, da bi ugotovili, kako naj se plačilo obdela.
Ko bo pismo o povračilu poslano in prejeto, bodo mnoga podjetja odgovorila s potrditvijo zahteve in opisom, kdaj bo izdano plačilo. Običajno bo znesek povračila naveden v odgovoru, tako da je mogoče natančno vedeti, koliko bo povrnjeno s čekom, kreditom ali prenosom sredstev. Ob predpostavki, da sta zahtevani in odobreni znesek enaka, se transakcija šteje za končano, ko je plačilo razpisano.