Obstajajo številne situacije, v katerih bo oseba morda morala napisati pismo o oprostitvi. Morda bo treba na primer pojasniti, zakaj je davkoplačevalec oproščen plačila nekaterih lokalnih, državnih ali zveznih davkov. Poleg tega bo takšno pismo morda potrebno za pravno uveljavitev izvzetja od zakonsko zahtevanih cepljenja ali drugih zakonskih zahtev, za katere ima oseba utemeljen razlog za neskladnost. Čeprav lahko vsaka situacija zahteva nekoliko drugačne informacije, bo oblika pisma o oprostitvi večinoma enaka ne glede na predvideno uporabo. Pismo mora vsebovati osnovne identifikacijske podatke, razlago pravne obveznosti in razloge za izvzetje ter jasno navesti, da pisec zahteva oprostitev.
Ko pišete pismo o oprostitvi, je prvi korak zagotoviti, da je korespondenca naslovljena na ustrezno osebo ali agencijo. Davčne agencije imajo lahko na primer veliko različnih uradov in naslovov, ki prejemajo korespondenco davkoplačevalcev. Preprost telefonski klic bi moral zagotoviti ustrezen poštni naslov in ime osebe, na katero naj bo pismo naslovljeno, če je to primerno.
Samo pismo mora vsebovati pisčeve ustrezne podatke, če ne na pisemski glavi, kot so ime, naslov in e-poštni naslov ali telefonska številka. Ko ga pravilno obravnavate, mora pismo navesti, na kaj se nanaša, na primer »oprostitev prometnega davka« ali »oprostitev cepljenja«. Navesti je treba tudi identifikacijsko številko davčnega zavezanca ali številko socialnega zavarovanja, da prejemnik ve, čigava evidenca je prizadeta zaradi oprostitve.
V besedilu izjemnega pisma mora pisec navesti, kakšna je pravna obveznost, za katero zahteva oprostitev. Na primer, če je zakonska obveznost plačila prometnega davka, mora avtor pisma priznati, da je ta obveznost predmet pisma in s tem oprostitev. Po navedbi, kaj je zakonska obveznost, mora pisec pojasniti, zakaj je upravičen do oprostitve obveznosti. Če je mogoče, mora avtor vključiti sklicevanje na pravni vir, ki mu daje pravico do izjeme.
Poleg razlage pravne obveznosti in razloga, zakaj pisatelj meni, da je upravičen do oprostitve, mora pismo jasno navesti, da pisatelj zahteva oprostitev. Če je oprostitev za mladoletnika, kot v primeru obveznosti cepljenja, potem mora pisatelj vključiti ime otroka, razmerje do otroka in uveljavljati starševsko izjemo iz verskih razlogov, na primer. Navedba izjeme v preprostem stavku na koncu pisma bi morala bralcu pojasniti, da avtor zahteva oprostitev.