Pisanje izselitvenega pisma je v veliki meri stvar seznanitve najemnikov z zakonom, da bi zaščitili lastne pravice. Pismo o izselitvi mora vsebovati vse pomembne informacije in samo te podatke. Nujno je nujno vključiti datum, ko mora najemnik zapustiti prostor, razlog za deložacijo in navedbo ustreznih zakonov, ki urejajo, koliko časa ima najemnik pravico do bivanja. V nekaterih državah zakon ne ščiti najemnikov in pismo o izselitvi ni potrebno. Kjer imajo najemniki pravice, lahko lokalne pravne agencije običajno svetujejo, kako sestaviti pismo o izselitvi.
Za začetek je treba na pismo navesti svoje ime in datum. Pomembno je, da najemnike nagovarjate tudi po imenu. V pismo o izselitvi ni treba vključiti neformalnih pozdravov.
Prvič, pismo mora vsebovati informacije o tem, zakaj so najemniki deložirani. Če so najemniki deložirani zaradi kršitve najemne pogodbe, na primer, je pomembno, da v pismu jasno dokumentirate, kakšna je bila kršitev. Zabeležiti je treba točen kraj v najemni pogodbi, kjer je mogoče najti te podatke. Če so najemniki deložirani zaradi neplačevanja najemnine, je treba navesti, koliko časa najemnina ni bila plačana.
Nato je treba v pismu o izselitvi zahtevati, da najemniki izpraznijo prostore v določenem številu dni. Ustrezne zakone o številu potrebnih dni lahko najdete na lokalnem sodišču ali celo v knjižnici. S sklicevanjem na te zakone bo pismo zvenelo bolj uradno in bo zagotovilo, da se najemnik zaveda resnosti situacije. Če je treba izvesti tudi druge ukrepe, na primer čiščenje hiše ali odstranjevanje rastlin, je treba tudi te navesti v tem razdelku.
Morda bi bilo dobro, da v pismo vključite opozorilo, kaj se bo zgodilo, če najemnik ne odide. Če nameravate na primer poklicati policijo, je treba to navesti v pismu. To ni pravno nujno, vendar je morda priporočljivo, ker bi to lahko preprečilo najemniku, da bi se upiral deložaciji.
Pismo se mora končati s formalnim pozdravom in svojim imenom. Celotno pismo naj bo natipkano, vendar tudi ročno podpisano. Z uporabo profesionalne pisave in poslovnega prostora za pismo bo izgledalo uradno. V bistvu je treba obvestilo o deložaciji obravnavati kot kateri koli drug strokovni dokument in mora predstavljati podjetje, ki ga pošilja.
Ko je pismo napisano, morate narediti kopijo za svojo evidenco in pismo ročno dostaviti najemnikom. Ni nujno, da najemodajalec pisma dostavi osebno, pomembno pa je, da najemniki ne morejo trditi, da pisma niso nikoli prejeli. Če najemniki pismo prezrejo, bo narejena kopija pomembna za sodni postopek v zvezi z deložacijo. Zaradi možnosti, da se dokument lahko uporabi v sodnih postopkih, je še posebej pomembna uporaba formalnega jezika v pismu in ne vključuje groženj, nerazumnega jezika ali dokazov o osebnih konfliktih.