Odstopno pismo je uradni dokument, ki kaže, da zaposleni namerava zapustiti podjetje. Pisanje odstopnega pisma je pričakovano pri večini delovnih mest in je tudi znak spoštovanja. Tudi če nekdo v pogovoru z nadrejenim ustno odstopi, je vseeno priporočljivo oddati odstopno pismo. Tudi pisanje pisma ni nujno, ker so odstopna pisma po svoji naravi kratka in jedrna.
Ključna stvar, ki se je treba zavedati pri pripravi odstopnega pisma, je, da mora pismo ostati pozitivno. To je zato, ker pismo ostane v arhivu podjetja in ga lahko vidijo številni različni ljudje, ki si bodo zapomnili ton pisma, ko bodo zahtevali referenco o nekdanjem zaposlenem. Poleg tega, če ostanete pozitivni v odstopnem pismu, lahko pripomore k temu, da se delo konča na dobro, ne pa na kislo.
V odstopnem pismu mora biti navedeno vsaj položaj, s katerega oseba odstopa, in datum, ko bo odstop začel veljati. Zaposleni bi morali prebrati svoje priročnike za zaposlene, da določijo, koliko odpovedi morajo dati, običajno dva tedna. V primeru nekoga na pomembnem položaju, ki načrtuje izstop, je pogost pogovor o datumu veljavnosti odstopa z vodji in sodelavci, v tem primeru datum v pismu ne bo presenečenje.
Medtem ko se odstopno pismo lahko ustavi tukaj, večina ljudi vključuje tudi kratko sporočilo, v katerem izraža hvaležnost za njihov čas v podjetju in obžaluje, da so morali zapustiti. Tudi v primerih, ko ljudje živijo v zagrenjenih odnosih, bi morali biti sposobni izmisliti nekaj pozitivnega, četudi je to bela laž. Če rečete: »Užival sem v delu z vsemi v podjetju Y« ali »Podjetje X mi je omogočilo, da sem se vključil v številne zanimive in izpolnjujoče projekte« pomeni hvaležnost, ki si jo bodo nadzorniki zapomnili.
Zaposleni niso dolžni navesti razlogov za svoj odstop, čeprav se lahko nekateri odločijo, da razkrijejo razloge, kot je selitev ali sprememba poklica. Zaposleni bi morali biti previdni pri tem, kako izrečejo ta razkritja, da se prepričajo, da ne bodo prizadeli delovnih mest in podjetij, ki jih zapuščajo. Na primer, če rečete: “Selim se v Nemčijo zaradi boljše službe” je ne-ne, toda “Preselim se v Nemčijo, da bi iskal nove priložnosti za poklicni napredek” pove v bistvu isto stvar, na veliko bolj vljuden in sprejemljiv način. .
Kljub močno objavljenim in pogosto razširjenim dokazom o nasprotnem zaposleni ne bi smeli navajati pritožb s podjetjem v odstopnem pismu. Te pritožbe bi morale biti pred odstopom predstavljene nadzornikom in drugim članom družbe, o njih pa se ne bi smeli sklicevati ali razpravljati v odstopnem pismu, saj lahko zmanjšajo splošni vljuden in pozitiven ton, ki bi moral biti značilen za uradni odstop.
SmartAsset.