Faks je skrajšana slengovska beseda za “faksimile”. To je dokument, ki ga pošilja faks po telefonskih linijah. Zaradi narave formata faksa, ki stiska podatke, mora biti naslovna stran faksa besedilna, jasno in jedrnato napisana ter vsebovati najosnovnejše pomembne informacije o faksu. S programom za obdelavo besedil v računalniku lahko ustvarite naslovnico faksa po meri ali izkoristite številne predloge, ki so na voljo na internetu.
Faks se skenira prek vašega faksa in pošlje na faks vašega dopisnika. Na primer, morda pošiljate faks velikemu podjetju, kjer si številni zaposleni verjetno delijo isti faks v pisarni. Naslovnica faksa je zato izredno pomembna pri podrobnostih, kdo naj faks prejme, in povzemanju vsebine faksa. To zagotavlja, da se faks razdeli ustrezni stranki na prejemnici.
Vsakdo lahko napiše ročno napisano beležko na list papirja in jo pošlje kot naslovnico faksa. Profesionalno videti naslovnica faksa pa uporablja pisalni stroj ali računalniški urejevalnik besedil, da vtipka urejeno in organizirano naslovnico. Informacije morajo biti kratke in natančne z malo ali brez slik ali tujih grafik, ki zamujajo čas prenosa. Na vrhu spremnega pisma pod »Od« so običajno navedeni podatki pošiljatelja, kot so ime, naslov, e-poštni naslov, telefonska številka in številka faksa. Ti podatki so videti podobno kot povratni naslov na ovojnici, zložen z imenom pošiljatelja v prvi vrstici, naslovom v drugi in tretji vrstici itd.
Pod informacijami »Od« so podatki, ki prikazujejo informacije o prejemniku faksa, običajno navedeni kot »Za« ali kot »Prejemnik«. Podobno kot podatki »Od« morajo podatki »Prejemnik« vključevati prejemnikovo polno ime, naslov, e-poštni naslov, telefonsko številko in številko faksa ter vse druge pomembne kontaktne podatke. Pomembno je, da vključite prejemnikovo polno ime in, če je mogoče, druge identifikacijske podatke, kot je pisarniški oddelek ali lokal. Tako se izognete zmedi na strani prejemnikov, če ima podjetje na primer tri John Browns, ki delajo v isti pisarni. Vključitev pisarniškega oddelka in drugih identifikacijskih podatkov uradu pomaga natančneje določiti prejemnika in pomaga zagotoviti, da bo vaš faks brez zamud prejela prava oseba.
Končno, spremno pismo faksa mora vsebovati zelo kratek povzetek ustreznih podrobnosti, vključenih v telo faksa. Če faks vsebuje informacije o elektronskem naročilu servisnih delov za kosilnico, mora biti v spremnem pismu faksa to jedrnato navedeno za namen faksa in splošne informacije. Večina naslovnih listov in predlog faksa omogoča prostor za te informacije pod »Podrobnosti« ali »Sporočilo«. Informacije v tem razdelku so običajno omejene na en ali dva stavka in morajo biti čim bolj jedrnate.
Ko je naslovnica faksa vtipkana, jo natisnite na računalniškem tiskalniku. Listi faksa so nato povezani s pokrivnim listom faksa na vrhu. Ko je čas za pošiljanje faksa, najprej pošljite spremno pismo faksa in podrobne liste faksa po vrstnem redu za naslovnico.