Pisanje načrta za upravljanje nalog vključuje postavljanje ciljev, naštevanje prednostnih nalog, načrtovanje in oblikovanje alternativnih načrtov za spopadanje z nepredvidenimi napakami. Vsako področje načrta mora biti jasno opredeljeno, da se zagotovi načrt dejavnosti za izpolnjevanje rokov in dokončanje dodeljenega dela. Načrt upravljanja nalog lahko vključuje dokumentacijo o napredku na vsakem koraku projekta, da se oceni, ali so cilji doseženi. Prav tako bi moral določiti potrebna sredstva in omogočiti poročanje o rezultatih.
Prvi korak pri pisanju načrta upravljanja nalog definira delo, ki zahteva pozornost. Prav tako določa časovne okvire za vsako opravilo po dnevu, tednu ali mesecu. Del načrta za določanje ciljev opisuje, katera dela je treba opraviti v posameznem časovnem obdobju. Ta seznam pričakovanj bi lahko vključeval razdelek o vprašanjih, ki bi lahko vplivala na roke, in o tem, kako je mogoče te težave obravnavati.
Seznam prednostnih nalog običajno organizira projekt in daje zaposlenim način, da določijo naloge, ki zahtevajo takojšnjo pozornost. Nujna opravila opredeljujejo delo, ki ga je treba opraviti takoj, kot je obravnava telefonskih klicev in obiskovalcev, ki pridejo. Pomembne naloge lahko vključujejo načrtovanje prihajajočega sestanka ali predstavitve, ki vpliva na podjetje. Delovna mesta, ki veljajo za nujna in pomembna, se lahko pojavijo v kriznih razmerah. Nepomembne naloge običajno vključujejo obiske s sodelavci ali opravljanje osebnih poslov med delom.
Načrtovanje vsake naloge predstavlja še eno komponento pisanja načrta upravljanja opravil. Za vsako delo, potrebno za dokončanje celotnega projekta, je treba ustvariti časovne okvire. Ti roki morajo biti realistični in upoštevati razpoložljive finančne in človeške vire. Viri se lahko razlikujejo glede na projekt, v okviru proračunskih omejitev. Načrt upravljanja nalog mora analizirati potrebna sredstva in ugotoviti, ali je podjetje pripravljeno vlagati v vire za izpolnjevanje rokov.
Za reševanje nepričakovanih težav, ki se pojavijo, se lahko oblikujejo rezervni načrti. Načrti upravljanja nalog bi morali predvideti nadomestne strategije za spopadanje z nepričakovanimi dogodki. Ti nadomestni načrti pripravijo zaposlene na hitro reševanje težav, ne da bi jim bilo treba na novo definirati cilje ali postaviti nove prednostne naloge.
Ko je načrt vodenja nalog napisan, ga je treba deliti s sodelavci, ki bodo sodelovali pri projektu. Če načrt zahteva prenos delovnih mest na različne sodelavce ali različne oddelke v organizaciji, je mogoče ta vprašanja razjasniti z razpravo o načrtu. Ta proces zagotavlja, da vsi delajo po istem načrtu za dosego ciljev.
Zadnji korak pri pripravi načrta upravljanja nalog vključuje metodo sledenja napredku, zlasti pri velikih projektih, razčlenjenih na podnaloge. S spremljanjem napredka lahko nadzorniki odkrijejo področja, ki potrebujejo več sredstev za ohranjanje dela. Prav tako lahko odkrijejo šibke točke po oddelkih ali zaposlenih, kjer se delo zatakne.
SmartAsset.