Pisna pritožba je dokument, ki je primeren, kadar obstaja nekakšen ugovor zoper izdano odločbo. V pravnem okolju lahko odvetnik sestavi pritožbeno pismo kot pritožbo, da zakonodajalci razveljavijo odločitev, ki trenutno opredeljuje nekatere vidike lokalne zakonodaje. V poslovnem okolju se lahko od dobavitelja do prodajalca izda pritožbeno pismo v upanju, da bo obnovil izgubljeno delovno razmerje, ali kot sredstvo, da zaposleni zaprosi delodajalca za razveljavitev nedavne spremembe postopka. V svojem bistvu je pritožbeno pismo preprosto poskus, da bi organ ponovno preučil neko dejanje ali odločitev, ki se je zgodila.
Dejanska oblika pritožbe je zelo preprosta in enostavna. Z zelo majhnimi spremembami iz enega okolja v drugo ta osnovni format deluje enako dobro za poziv lokalnim uradnikom, naj razveljavijo nedavno odločitev o pretvorbi enosmerne ulice v dvosmerno ulico, tako kot za zaposlenega, da prosi delodajalca, naj premisli. nedavna sprememba politike počitnic. V vseh primerih mora biti pritožbeno pismo natipkano in ne na roko in mora biti strukturirano v standardni obliki poslovnega pisma.
Začetni odstavek pritožbe določa, kdo piše pismo in kakšen odnos ima pisec do vprašanja, ki bo obravnavano. V prvem odstavku je poleg ugotavljanja identitete pisca tudi jasno opredeljena zadeva, ki je predmet pritožbe. Ko sta ti dve dejstvi trdno ugotovljeni, lahko pisatelj nadaljuje s trditvijo.
V drugem odstavku pisne pritožbe pisec na kratko pregleda naravo problematike, ki je predmet skrbi. Ključna dejstva je treba navesti čim bolj jasno, brez poskusa vnašanja čustev v izjavo dejstev. Uporaba označene oblike kot dela tega odstavka je lahko koristna, če želite posebno pozornost nameniti utemeljitvi trenutne odločitve.
Po ugotovitvi dejstev, ki so bila uporabljena za sprejetje sedanje odločbe, se v pritožbenem dopisu začne postopek za ponovno obravnavo te odločitve. Tu bo pisec uporabil druga dejstva, da bi ovrgel podlago za prvotno odločitev. Ideja je zagotoviti zadosten razlog za ponovno preučitev odločitve s pregledom predhodno uporabljenih informacij skupaj s temi novimi informacijami, na katere je treba opozoriti v pritožbenem pismu. Tako kot drugi odstavek lahko tudi ta razdelek pritožbenega pisma uporablja zaporedje kot način za opozarjanje na dejstva, ki so še posebej pomembna za situacijo.
Zadnji odstavek pritožbenega pisma bi moral preprosto povzeti stališče pisca in pozvati prejemnika pisma, naj upošteva vsa predstavljena dejstva kot podlago za razveljavitev trenutne odločitve. Vsa besedna beseda, uporabljena v tem odstavku, bi morala biti usmerjena v spodbujanje poštenega in nepristranskega pristopa k ponovnemu ocenjevanju, ne da bi imeli negativne predstave o komur koli, ki je sodeloval pri sprejemanju odločitve, ki je trenutno predmet pritožbe.
Pravzaprav je pomembno, da pritožbeno pismo ostane relativno brez kakršnih koli čustev, ki namigujejo na pomanjkanje inteligence ali pozornosti do podrobnosti s strani kogar koli, ki je vpleten v prvotno odločitev. Namen pritožbe ni omalovaževanje veščin ali miselnih procesov druge osebe ali skupine oseb. Iz tega razloga bi moral pisec pritožbenega pisma omejiti vsakršno čustveno besedičenje na opise svoje podpore ponovni presoji odločitve.
Pomembno je tudi, da zaključni odstavek pritožbe vsebuje informacije o tem, kako lahko bralec stopi v stik s piscem za nadaljnjo interakcijo o zadevi. Ne glede na naravo obravnavanega vprašanja je zahvala bralcu za njegov čas bistvenega pomena za ohranjanje profesionalne drže.