Pri pisanju poslovnega pisma uporabljajte pogovorni ton in pravilno oblikovanje ter bodite kratki. Načrtujte svoje pismo, preden ga pišete, tako da navedete glavna področja ali teme, ki jih je treba vključiti, ter vse posebne incidente ali podrobnosti. Nato določite logični vrstni red, v katerem boste obravnavali težave. Na kratko se pozanimajte o morebitni prejšnji korespondenci ali pogovorih v prvem odstavku, nato pa preidite naravnost na namen poslovnega pisma. V zadnjem odstavku jasno navedite morebitno nadaljnje ukrepanje.
Tone
Uporabite prijeten ton, še posebej, če poslovno pismo vsebuje negativno dejanje ali negativen odgovor. Izrazite hvaležnost za to, kako vam je prejemnik pomagal, če je primerno. V zadnjem odstavku se prejemniku zahvalite za njegov čas, pozornost ali trud. Ne da bi bili preveč osebni, poskusite uporabiti prijazen, sočuten ton za poslovna pisma. Če ste vi ali vaše podjetje naredili napako, bodite odkriti in priznajte napako.
Da bi se izognili nagnjenju k preveč formalnemu pisanju v poslovnem pismu, uporabite kontrakcije, kot so tiste, ki se običajno uporabljajo pri govorjenju. Vključite tudi osebne zaimke – kot so »jaz«, »mi« in »naš« – namesto bolj formalnih izbir, kot je »podjetje«. Bodite jedrnati. Na primer, namesto da napišete »Prejemamo vašo korespondenco glede …« preprosto napišite »Prejeli smo …«. Zelo formalne fraze so primernejše v nekaterih vrstah pravnih dokumentov ali korespondence kot v preprostih poslovnih pismih.
oblikovana
Uporabite ustrezen format za poslovno pismo. Blok slog je najpreprostejši. V črki v slogu blokov se vsi deli začnejo na levem robu, brez zamikov.
Vrstni red glavnih komponent
Če uporabljate pisalne pisemske papirje z natisnjenim imenom vašega podjetja ali osebnim imenom na vrhu, vam ni treba vnašati svojega imena in naslova. Če ne uporabljate pisma z glavo, vnesite svoj naslov na vrhu strani. Za večino poslovnih pisem se izogibajte uporabi modnih pisalnih potrebščin ali barvnega papirja.
Približno tri do 10 vrstic za vašim naslovom ali pod pisemsko glavo vnesite datum in se prepričajte, da ste črkovali mesec. Štiri vrstice pod datumom vnesite notranji naslov. Notranji naslov vsebuje polno ime prejemnika, ulični naslov, mesto in poštno številko, pri čemer je vsak v ločeni vrstici. Pustite eno prazno vrstico med zadnjo vrstico nagovora in pozdravom. Pozdrav je na splošno v obliki »Dragi gospod Smith« ali »Spoštovana gospa Jones« – z uporabo dejanskega priimka prejemnika namesto teh primerov, seveda – ki mu sledi dvopičje.
Vsak odstavek v pismu ločuje ena prazna vrstica. Vnesite zaključek, na primer »S spoštovanjem« ali »Lep pozdrav«. Po zaključku uporabite vejico.
Če pustite tri ali štiri prazne vrstice za podpis, vnesite svoje ime. Pod svojim imenom po želji postavite naziv svojega delovnega mesta. Če v svoje poslovno pismo vključite priloge ali priloge, vnesite ustrezno besedo – »Priloga« ali »Priloga« – za prazno vrstico pod vnesenim imenom ali naslovom.
Lektoriranje
Ko ga napišete, preverite svoje poslovno pismo in preverite, ali je vse pravilno in popolno, vključno z vsemi datumi in morebitnimi denarnimi zneski. Popravite pismo za tipografske ali slovnične napake. Naj nekdo drug prebere vaše pismo, preden ga pošljete, in ne pozabite ga podpisati z modrim ali črnim peresom.
SmartAsset.