Če morate napisati memorandum, ne skrbite, saj ni težko. Osnovni deli memoranduma so naslov, sporočilo ali telo, referenčne začetnice in zapisi, če so potrebni. Beležke se običajno uporabljajo v podjetju ali pisarni, pri čemer so uradna poslovna pisma najprimernejša metoda za zunanjo komunikacijo.
Če želite napisati memorandum, ne pozabite, da je ton manj formalen kot ton pisma. Pozdrav (Spoštovani…) in zaključek (S spoštovanjem…), uporabljeni v pismih, nista nujni v beležki. Področje naslova vsebuje ime osebe(-e), ki prejme memorandum, predmet, datum in ime pošiljatelja. Starejši izraz, uporabljen za zadevo, je bil Re:, ki je označeval »v zvezi z«. Oblika beležke so odstavki v slogu blokov s prazno vrstico vmes.
Praviloma pošiljatelj beležke začetnice s črnilom poleg svojega imena v naslovu. Ta korak je bolj formalnost, ki nakazuje, da obvestilo dejansko pošilja ta oseba. To je mogoče storiti pred izdelavo kopij.
Če je beležko vtipkal nekdo drug kot pošiljatelj, so začetnice te osebe pogosto vključene pod telo ali sporočilo beležke. Območje zapisov vključuje besedo “priloga”, če je primerno. Ko pišete beležko, se namesto izraza priloga uporablja izraz priloga.
Telo ali sporočilo beležke vsebuje poslovne, podrobne informacije o namenu beležke, kakršnih koli ukrepih, ki jih je treba sprejeti, itd. Beležka na splošno ne sme obravnavati več kot ene teme. Beležka je običajno vedno ena stran ali manj. Če naj bi beležka vsebovala veliko informacij, so morda koristni označeni seznami.
Kar zadeva slog, če morate napisati memorandum, uporabite aktivni in ne pasivni glas in uporabite aktivne glagole. Če želite napisati memorandum, pri ustvarjanju beležke upoštevajte svoje občinstvo. Previdno preberite svojo beležko in odstranite nepotrebno besedo.