Najem profesionalnega orkestra je preprost postopek, ki vključuje razumevanje glasbe, ki se izvaja, in vzpostavitev stika z osebo ali ljudmi, ki usklajujejo dogodke orkestra. Ali lahko oseba najame orkester ali ne, je odvisno od urnika skupine. Posameznik ali organizacija, ki najame, si mora prav tako privoščiti kakršno koli plačilo, ki ga orkester zaračuna za vaje in zaključni koncert.
Ko želi oseba najeti orkester, mora najprej pogledati glasbo, ki jo bo izvajala. Nekatera glasba, kot je glasba za komorni orkester, ne zahteva, da vsak član običajno dela v orkestru. Oseba, ki najame orkester, mora plačati honorar, ki pokriva čas vsakega glasbenika, ki na koncu igra, zato je pomembno biti natančen glede vrste glasbe v programu orkestra, da se orkester lahko odzove z oceno honorarja in se dogovori. s pravimi igralci.
Običajno ima orkester vodjo ali direktorja, ki je odgovoren za organizacijo nastopov orkestra, čeprav nekateri direktorji opravljajo dvojne dolžnosti in poleg dirigiranja vodijo svoje orkestre. Ta oseba deluje kot povezava med direktorjem orkestra, predstavniki prizorišč in osebo, ki najame orkester. Drugi korak za najem orkestra je, da se obrnete na vodjo orkestra in izrazite zanimanje za zagotovitev storitev orkestra. Vodja orkestra preverja dogodke, ki so že v koledarju orkestra. Če je orkester prost na datum, ki ga zahteva najemnik, opozori direktorja orkestra, da ima orkester prošnjo za najem.
Ko direktor orkestra ve, da nekdo želi, da orkester igra, lahko napove povabilo članom orkestra. Nato lahko člane vpraša, koliko posameznikov bi se lahko posvetilo vajam in koncertu. Če je preveč članov orkestra nedosegljivih, direktor običajno vabilo zavrne, vendar lahko pove vodji, da bo orkester na voljo na drug datum, če bo najemnik lahko spremenil svoj urnik. V mnogih profesionalnih orkestrih se direktor odloči, ali bo sprejel povabilo v imenu orkestra ali ne, od članov orkestra pa se pričakuje, da ustrezno prilagodijo svoje urnike, saj igralci razumejo, da njihov položaj v orkestru zahteva obveznost razpoložljivosti.
Če direktor sprejme povabilo za najem, plača posameznik, ki ga najame, kolikor ga trenutno ima orkester. Cene so lahko od nekaj sto do nekaj tisoč ameriških dolarjev, odvisno od števila zahtevanih vaj in koncertov ter od tega, koliko članov orkestra mora biti prisotnih. Stroški, potrebni za najem orkestra, so glavni razlog, zakaj večina ambicioznih glasbenikov rutinsko ne najame svojih orkestrov, temveč si prizadeva doseči raven profesionalnega muziciranja, ki upravičuje povabilo direktorja k nastopu z orkestrom.
Čeprav je za osebo drago najeti orkester, orkestri to olajšajo, saj želijo javno izpostavljenost in imajo lastne stroške, ki jih pokrijejo, kot so strošek direktorjeve plače, prostor za vaje, potovanja in note. Javnosti pogosto povedo, kako zahtevati orkestrske storitve na programih, na spletnih straneh orkestrov in v oglasih v publikacijah, povezanih z umetnostjo. Običajno navedejo URL spletnega mesta, telefonsko številko ali elektronski naslov direktorja ali vodje ter razlago, kaj in kje lahko orkester igra. Obstajajo tudi nekatera spletna mesta, ki so zasnovana tako, da najemajo posameznike ujemajo z razpoložljivimi orkestri, direktorji pa se lahko odločijo, da svoje orkestre navedejo na teh spletnih mestih.