Obstajajo posebne smernice, ki jih je treba upoštevati za pridobitev nadomestnega potnega lista glede na to, kaj se je zgodilo s starim. Če je bil ukraden ali izgubljen, boste morda morali vložiti policijsko poročilo, da dobite zamenjavo. Mladoletniki, ki se spremenijo v odrasle, lahko pridobijo potne liste za odrasle na skoraj enak način kot zaprosijo za novega. Nazadnje, potni listi s potekom veljavnosti so ena izmed najlažjih zamenjav in običajno ne vključujejo osebnega obiska urada. Če se zataknete ali potrebujete pomoč pri zapletenem vidiku zamenjave potnega lista, so na voljo vladna spletna mesta, telefonske linije in e-poštni računi, ki ljudem pomagajo pri pridobivanju potnih listov.
Vlade običajno zagotavljajo posebne komunikacijske linije za državljane, ki jih uporabljajo v primeru izgube ali ukradenega potnega lista. Na primer, običajno obstaja telefonska številka, ki jo je treba poklicati, ali obrazec za oddajo, osebno ali po pošti, kot odgovor na tovrstno situacijo. Običajno dejansko prejemanje zamenjave kot odgovor na prijavo potnega lista kot izgubljenega ali ukradenega traja podobno časa kot prejemanje novega potnega lista. V primeru izgubljenega ali ukradenega potnega lista pa je lahko možnost prejema začasnega potnega lista. Začasni potni listi se državljanom običajno izdajo od primera do primera, vendar je na primer zaradi ukradenega potnega lista večja verjetnost, da bo državljan lahko prejel tak potni list v kratkem času.
Ko dopolnijo 18 let, bodo nekateri državljani, ki imajo otroški potni list, morda morali zamenjati svoj potni list z različico za odrasle. Vendar to ni tako v vseh državah; v nekaterih državah je mogoče še naprej uporabljati otroški potni list po 18. letu starosti in do izteka veljavnosti potnega lista. Pogosto je prijava za nadomestni potni list za odrasle enostavnejša in hitrejša v primerjavi s prijavo za prvi potni list za odrasle, saj nekatere zahteve, kot so razgovori, morda niso potrebne. Običajno je za prejem nadomestnega potnega lista v takšni situaciji potrebno predložiti dokumentacijo osebno ali po pošti.
Prejem nadomestnega potnega lista v zameno za potečenega je pogosto preprost postopek, ki ga je mogoče zaključiti po pošti. Običajno je ta vrsta enostavne zamenjave potnega lista odvisna od nepoškodovanega potnega lista, ki je bil izdan, ko je imel državljan enako ime in ustrezne osebne podatke kot trenutno. Običajno se zahteva tudi, da je bil prejšnji potni list izdan približno v prejšnjem desetletju. Ko iščete nadomestni potni list po pošti, se običajno zahteva, da se prejšnji potni list, ki mu je potekla veljavnost, pošlje skupaj z vlogo v nepoškodovanem stanju.