Izboljšanje poteka dela je pomemben proces, ne glede na to, ali gre za posameznika ali organizacijo. Dokazano je, da izboljšan potek dela poveča učinkovitost, zmanjša izgubo časa in sredstev ter izboljša moralo. Način izboljšanja poteka dela je lahko tako preprost, kot je prepoznavanje in odpravljanje izgubljenega časa, ali pa tako zapleten, kot je preučevanje in spreminjanje celotnega procesa in/ali avtomatizacija celotnega ali dela. Ne glede na to, kako veliko ali majhno je delo ali proces, je vredno časa in truda sprejeti korake za izboljšanje poteka dela.
Prvi korak za izboljšanje poteka dela je prepoznavanje in odpravljanje odpadkov, največja izguba pa je čas. Sodobno delovno mesto se je navadilo in odvisno od e-pošte, takojšnjega sporočanja in pošiljanja sporočil SMS. Ta komunikacijska sredstva so bila namenjena prihranku časa, vendar lahko privedejo do preobilice neuporabnih informacij in izgubljenega časa. Delovni potek lahko izboljšate preprosto z odpravo ali omejevanjem takojšnjega sporočanja in pošiljanja sporočil ter z določitvijo razumnih pričakovanj za e-pošto. Odziv na e-pošto ali odgovarjanje nanjo takoj, ko prispejo, je lahko izguba časa. Večkratna nastavitev čez dan, ki je namenjena branju in odgovarjanju na e-pošto, bo izboljšala vaš potek dela in produktivnost.
Te prekinitve so le nekatere od mnogih, ki lahko ustavijo potek dela. Vsako delo ali proces bo napredoval bolje in dlje z razumnim blokom časa, ki mu bo namenjen, namesto da bi ga poskušali opraviti v majhnih korakih. Če vzamete na stran celo 20 ali 30 minut, da se posvetite posamezni nalogi ali procesu, vam bo pomagal narediti velik napredek pri povečanju produktivnosti in izboljšanju delovnega poteka. Osredotočanje na določeno nalogo za razmeroma kratek, a neprekinjen časovni blok je lahko eden najboljših načinov, ki vam pomaga izboljšati potek dela.
Za bolj zapletene postopke in večje organizacije je potreben bolj sistematičen pristop za izboljšanje poteka dela. Ti procesi vključujejo razčlenitev poteka dela na majhne, končne korake in analizo nalog, vključenih v vsak korak. Dve najpomembnejši načeli, ki ju lahko nato dodelimo vsakemu koraku, sta odgovornost in avtomatizacija. Posamezna oseba ali subjekt mora biti v celoti odgovoren za dosego vsakega koraka, kar odpravlja kazanje s prstom in odlašanje.
Naslednji del je vprašanje, ali je korak mogoče avtomatizirati. Vsak del procesa, ki ga je mogoče popolnoma avtomatizirati in odstraniti osebje iz enačbe, je pomemben korak k izboljšanju poteka dela. Po analiziranju vsakega koraka, dodelitvi odgovornosti in avtomatiziranem delu, kjer je to mogoče, se bo celoten proces dela bistveno izboljšal.
Koraki za izboljšanje poteka dela večinoma vključujejo zdrav razum in tradicionalne tehnike upravljanja. Izziv je razdeliti potek dela na obvladljive korake in nato izboljšati vsakega od vključenih korakov. Na ta način lahko odpravite odpadke, povečate čas in produktivnost ter izboljšate potek dela.
SmartAsset.