Dodajanje katerega koli zaposlenega v ekipo lahko povzroči tesnobo, a ko je treba izbrati osebnega pomočnika, je potrebna še večja skrb. Osebni asistent zastopa delodajalca. Pomočnik običajno sprejema klice, načrtuje sestanke in pogosto deluje kot povezava med delodajalcem in stranko. Kot prva kontaktna točka mora asistent projektirati prijazno, profesionalno vedenje in imeti dober občutek za vrednote in poslanstvo, ki ga želi podjetje projicirati.
Za izbiro osebnega asistenta je treba najprej izdelati opis delovnega mesta s posebnimi nalogami. Navedite vse, za kar bo odgovoren osebni asistent, in si zapišite programsko opremo in programe, ki so potrebni za izvajanje nalog. Razvrstite naloge po pomembnosti. Če bo pomočnik porabil 60 % dneva za posodabljanje spletnih vsebin, je nujna izbira pomočnika z visoko stopnjo poznavanja interneta. Vsi zaposleni se lahko usposobijo, vendar je najbolje, če so prednosti osebnega asistenta neposredno v skladu z glavnino nalog. Občasnih dolžnosti se lahko naučite na delovnem mestu, ne da bi pri tem vzeli veliko časa za usposabljanje.
Naslednji seznam mora opredeliti delovno etiko podjetja. Kaj je najpomembnejše? Ali ste pravočasni? Prispevate kreativne ideje v ekipo? Ali pravočasno dokončati delo? Izberite osebnega asistenta, ki že kaže lastnosti in stališča, ki jih podjetje ceni. Vnaprej pripravite probna vprašanja, da raziščete kandidatove delovne metode in želje.
Veliko delodajalcev mika, da bi izbrali osebnega asistenta s podobnim znanjem in spretnostmi, saj se počutijo prijetno ob poznavanju. To je napaka. Ideja osebnega pomočnika je, da je nekdo zraven, ki bo pobral ohlapnost in prispeval k ekipi. Namesto da najamete nekoga z enakim naborom spretnosti, se pozanimajte o drugih strokovnih področjih. Na dnu vprašanj za intervju navedite trenutne slabosti in se pozanimajte tudi o preteklosti na teh področjih.
Če želite izbrati osebnega asistenta, ki lahko opravi zahtevane tehnične naloge, morate izkoristiti brezplačno spletno ocenjevanje. “Strokovna” raven ene osebe v programskem programu je lahko drugačna ideja “novinca”. Ne pozabite na komunikacijska področja. Ali bo osebni asistent komuniciral s strankami preko elektronske pošte ali drugih načinov pisne korespondence? Pridobite vzorec pisanja. Programsko opremo, pisarniške stroje in standardne pisarniške postopke je mogoče usposobiti, vendar je lahko težko izboljšati pisne sposobnosti za tiste, ki jim pisna komunikacija po naravi ne ustreza. Napačne črkovanja, tipkarske napake in slaba slovnica so za stranko velika ovira.
Torej ocenite potrebe in porabite nekaj časa za ustvarjanje opisa delovnega mesta. Določite merila, ki jih je treba imeti, nato zožite kandidate in zahtevajte testiranje. Zaupajte svojim instinktom. Če je bil seznam kandidatov ustrezno zožen, bodo najboljši izbranci verjetno imeli vse najpomembnejše lastnosti. Na tej točki se morate odločiti tako, da izberete kandidata, s katerim imate najboljše odnose.
SmartAsset.