Programsko opremo za spletne konference uporabljajo predvsem podjetja, sodelavci in fakultete, izbira pravega programa za vaše konferenčne potrebe pa bo zelo olajšala proces. Vsak programski program za spletne konference ima največje število udeležencev in to največje število mora biti dovolj, da vključuje vse potrebne; v nasprotnem primeru boste morali med konferenco nastaviti omejitev števila udeležencev. Preverite konferenčno metodo, kot je besedilo ali video, da zagotovite, da bo konferenca predstavljena tako, kot želite, ne da bi morali plačati za funkcije, ki jih ne boste uporabljali. Funkcija dvigovanja rok bo udeležencem olajšala vljudno vmešavanje med takšno konferenco. Datoteke se pogosto delijo med spletno konferenco in poenostavljena platforma za skupno rabo datotek bo to olajšala.
Tako kot fizična konferenčna dvorana bo imela programska oprema za spletne konference največje število udeležencev, ki lahko sodelujejo na spletni konferenci hkrati. Pred izbiro programa preverite to številko in se prepričajte, da je največ dovolj, da lahko sodelujejo vsi. Večina programov ima visoko mejo, ki se giblje od 100 do 1,000 udeležencev, kar bi moralo zadostovati za večino uporab.
Obstaja več načinov za izvedbo spletne konference, vključno z besedilnim pogovorom, video konferenco ali prek avdio kanala. Medtem ko bo večina konferenc koristila mešanju teh metod, bi morali izbrati samo metode, ki jih boste uporabili. Pridobivanje programske opreme za spletne konference z metodami, ki se ne bodo uporabljale, običajno samo zapravlja denar, ker te funkcije običajno dvignejo ceno programske opreme za konference.
Na konferenci, v kateri so vsi udeleženci v eni sobi, je enostavno ugotoviti, kdaj se nekdo želi vmešati, saj lahko izda zvok ali dvigne roko. Da bi posnemali to izkušnjo, ima neka programska oprema za spletne konference funkcijo za dvig rok, ki ustvari majhno roko ali podobno grafiko blizu imena profila udeleženca. To vam omogoča, da potrdite prošnjo udeleženca za govor ali ga prosite, naj počaka trenutek, da lahko dokončate svojo misel. V nasprotnem primeru bo morda moral udeleženec prekiniti, da bi izrazil svojo točko.
Med spletno konferenco se datoteke običajno delijo, tako da lahko udeleženci berejo ali vidijo gradivo, o katerem govori nekdo drug. To je enako kot izdajanje kopij dokumenta na redni konferenci. Da bi to olajšali, mora biti v programski opremi za spletno konferenco poenostavljen sistem za izmenjavo datotek, tako da se te datoteke lahko hitro delijo med udeleženci brez večjih težav in brez zamud pri prenosu.