Pri izbiri programske opreme za predloge je treba upoštevati nekaj dejavnikov: vaše potrebe in zahteve, vrsto podatkov in vsebine, ki jih želite vključiti v svoja poročila, ali obstajajo predloge po meri in ali vam bo programska oprema omogočala ustvarjanje blagovne znamke po meri. Druge funkcije, ki jih je treba iskati, so dosledna vsebina, shranjevanje podatkov in možnost tiskanja predlogov ali ustvarjanja podatkovnih datotek. Najboljša programska oprema za predloge bo ustrezala vašim potrebam in ponujala nekatere, če ne vse, od teh funkcij.
Upoštevajte obliko, ki jo uporabljate pri sestavljanju predlogov. Če imate stranke z edinstvenimi specifikacijami ali če morate predložiti predloge v posebnih formatih, je programski paket s spremenljivimi formati dobra izbira. Najboljši programski paket bi vam moral omogočiti spreminjanje predlog, dodajanje, urejanje ali odstranjevanje besedila, ko je to potrebno.
Najboljši predlogi programskih paketov vam bodo omogočili tudi uporabo številk. To je še posebej pomembno, če so v predlogu potrebne podrobne informacije o cenah, izračuni ali konfiguracije. Programski paket za dober predlog bi moral omogočati vnos informacij, kot so tabele s cenami, ali omogočati uvoz teh informacij.
Blagovna znamka je lahko pomembna pri ustvarjanju predlogov in dober programski paket za predloge bo vključeval to možnost. Če različni posamezniki v vašem podjetju ustvarjajo predloge, boste morda želeli zagotoviti, da so vsi predlogi skladni v slogu. Doslednost pomaga ustvariti podobo podjetja, možnost prilagajanja blagovne znamke vaših predlogov pa lahko spodbudi vtis profesionalnosti.
Nekateri predlogi programskih paketov delujejo kot programska oprema kot storitev. Tovrstna programska oprema uporabnikom omogoča dostop prek interneta. Ta vrsta programske opreme za predloge preprečuje shranjevanje informacij na lokalnem računalniku in pomaga ohranjati doslednost podatkov za vse uporabnike. Pri sodelovanju je zelo pomembna doslednost podatkov, takojšen dostop do posodobitev podatkov pa bo zagotovil, da bodo ažurne informacije na voljo za vsakega uporabnika.
Dober program predlogov vam bo omogočil spremljanje vseh sprememb v dokumentih. Ta funkcija lahko prihrani veliko časa, ko prodajalec zapusti podjetje ali ga zamenja nekdo nov. Če so predlogi shranjeni v sistemu, omogoča drugim, da si ogledajo različne različice in prevzamejo račun.