Najboljša programska oprema portala je sposobna zadovoljiti tako trenutne kot prihodnje potrebe organizacije. Portal je posebej zasnovano spletno mesto, ki ponuja številne sorodne storitve, ki so običajno usmerjene na uporabnika na podlagi njegovega profila ali preferenc. Izraz portal se je v preteklosti uporabljal za opis pristanišča ali lokacije več dejavnosti nakladanja in razkladanja. Zdaj se uporablja za opis večnamenskega spletnega mesta, ki vključuje javne in zasebne razdelke, orodja za pridobivanje in oddajo podatkov, prilagojeno vsebino in pogosto povezave ali povezave do povezanih sistemov ali storitev.
Tehnologija, potrebna za podporo te vrste strukture spletnega mesta, je postala široko dostopna sredi devetdesetih let prejšnjega stoletja, s prihodom funkcionalnosti upravljanja uporabnikov kot del programskih paketov portala. Zmožnost zagotavljanja prilagojene, uporabniku specifične vsebine je osrednjega pomena za osnovno funkcionalnost internetnega portala. Enostavnost, s katero lahko skrbniki dodajajo uporabnike, ustvarjajo vloge in upravljajo ta proces, je zelo pomembna pri ocenjevanju različnih programskih aplikacij portala.
Upravljanje vsebine je običajno funkcija, ki je vključena v programsko opremo portala. Možnost izbire gradiva, ki je dostopno določenemu tipu uporabnikov, in ločitve od javnih podatkov je težko narediti brez funkcije za upravljanje vsebine. To orodje je treba oblikovati z mislijo na administrativnega pomočnika. Preizkusite funkcije z nekom, ki ga bo moral uporabljati pri svojem delu, da zagotovite intuitivno uporabo. To je edini način za pravilno oceno uporabnosti orodja.
Ustvarjanje in vzdrževanje informacijskega portala je nov tehnološki razvoj, ki je povzročil ustvarjanje novih delovnih mest in kariernih poti. Za podporo te vrste portala sta potrebni dve področji spretnosti: računalniški sistemi in upravljanje vsebin. Ta vrsta spletnega mesta zahteva namenski spletni strežnik, ki lahko podpira javne (http) in zasebne (https) razdelke. Obstajati mora mehanizem ali program za upravljanje zahtev za identifikacijo uporabnikov in gesla ter možnost, da uporabnike opomni na njihova gesla ali jim omogoči ponastavitev gesla.
Previdno preverite veščine, potrebne za upravljanje in upravljanje programske opreme portala. Raziščite razpoložljivost teh naborov veščin in njihovo relativno vrednost na trgu. Najboljša programska oprema portala lahko zahteva osebje, ki ima redke veščine in je zelo drago za zaposlovanje. Poiščite tehnologijo, ki temelji na pogosto uporabljenih platformah, tako da je lažje najti vire.