Točnost in popolnost je pomemben del določanja gradbene ponudbe. Programska oprema za ponudbe vam lahko pomaga načrtovati in organizirati različne vidike vaše ponudbe, vključno z oceno delovnih mest, sledenjem stroškov in podrobnim opisom težav s podizvajalci. Ko iščete programsko opremo za ponudbe, se prepričajte, da izberete programsko opremo, ki je sposobna pripravljati dokumente, obdelati naročilnice, olajšati računovodstvo in arhivirati prejšnje zaposlitve.
Priprava dokumentov je funkcija, ki jo boste verjetno cenili v programski opremi za ponudbe. Kot del vašega gradbenega dela boste skoraj zagotovo morali pripraviti urnike, pisma, pogodbe, poročila in spremeniti naročilnice med potekom projekta. Dobra programska oprema za ponudbe vam bo zagotovila prilagojena poročila, koledar s sistemom razporejanja, knjižnico pogodb in pisem ter obrazce za obdelavo naročil sprememb. Ponujati bi moral tudi druge funkcije, kot so analiza projektnih področij in delovnih faz.
Računovodstvo je nekaj, kar skrbi vse izvajalce. Odlična programska oprema za ponudbe ima funkcije, ki vam omogočajo sledenje vsaki fazi stroškov dela, zagotavljajo zmožnosti za izračun, programe za pretvorbo, centralizirano tabelo stroškov, ki vsebuje informacije o sklopih in povezanih artiklih, ki vam pomagajo primerjati ponudbe med podizvajalci in prodajalci. Dodatna računovodska orodja lahko vključujejo funkcije, ki vam omogočajo izvoz vaših računovodskih informacij o določenem delovnem mestu v računovodski sistem tretje osebe. Ti računovodski sistemi pa morajo biti združljivi z vašo programsko opremo.
Vodenje brezhibne evidence vsekakor igra veliko vlogo pri ocenjevanju delovnih mest. Pripisovanje posebnih stroškov določenim oddelkom, da boste natančno vedeli, kam je šel denar; vodenje ločenih baz podatkov za projekte, stranke, prodajalce in dobavitelje; in uvoz in izvoz finančnih informacij v knjigo stroškov vam lahko le pomaga razumeti zapletenosti oblikovanja donosne ponudbe za delo. Primerna programska oprema za ponudbe lahko ponudi tudi več tehničnih metod varovanja podatkov, kot so avtomatske, notranje varnostne kopije in funkcije obnovitve.
Če prvič uporabljate programsko opremo za ponudbe, se boste verjetno ukvarjali z učenjem krmarjenja po programski opremi in reševanjem morebitnih težav. Pred nakupom programske opreme preverite vse spletne predstavitve funkcij programske opreme, ki so vam na voljo; te je mogoče najti na spletnih mestih proizvajalcev. Medtem ko ste tam, se seznanite z vsemi ponujenimi možnostmi usposabljanja. Usposabljanje se lahko izvaja prek spletne strani ali prek same programske opreme. Dobra programska oprema bo vedno imela tehnično podporo, ki jo je mogoče doseči po e-pošti ali s klicem na brezplačne telefonske številke, odzivni časi pa morajo biti hitri.