Ko poskušate izbrati najboljšo programsko opremo za osebni organizator za vaše potrebe, je treba upoštevati več stvari. Razmislite o namenu, za katerega potrebujete programsko opremo za osebni organizator, ne glede na to, ali nameravate programsko opremo upravljati z več kot enim strojem ali napravo, in količino denarja, ki ga želite porabiti za programsko opremo. Upoštevati je treba tudi, koliko časa ste pripravljeni vložiti v učenje uporabe izbrane programske opreme. Vsak od teh premislekov pretehta razpravo in vaša izbira programske opreme za osebni organizator bi morala odražati vrednost, ki jo pripisujete tem posameznim točkam.
Prva stvar pri izbiri učinkovite programske opreme za osebni organizator je namen, za katerega potrebujete programsko opremo. Če uporabljate programsko opremo za usklajevanje, kdo trenira nogomet in kdo ima balet, boste morda potrebovali precej drugačno nastavitev programske opreme kot oseba za mala podjetja, ki poskuša spremljati kosila strank, poslovne stroške in prodajne klice. Vedeti, kaj potrebujete, da vaša programska oprema naredi za vas, je ključ do najboljše izbire za vaše potrebe.
Skoraj tako pomembno kot poznavanje namena programske opreme je vedeti, kako jo nameravate uporabiti. Če želite programsko opremo za osebni organizator uporabljati izključno na domačem računalniku, je lahko brez nepotrebnih brezplačnih programov popolna izbira. Če pa raje vzamete svoj urnik s seboj na pot, se boste morda želeli odločiti za programsko opremo, ki je navzkrižno združljiva z različnimi operacijskimi sistemi in napravami, kot so mobilni telefoni in dlančniki, ali pa izberite spletno storitev, do katere lahko dostopate iz katero koli napravo, povezano z internetom. V nekaterih primerih se lahko celo odločite za programsko opremo za osebni organizator, ki jo je mogoče zagnati s pomnilnika USB, tako da lahko svoje načrtovanje in osebne podatke vzamete s seboj, tudi ko ste zunaj območja internetnih storitev.
Drug primarni dejavnik so stroški. Čeprav je lepo imeti vse lepe funkcije, ki so vključene v nekatere programske opreme za osebni organizator, je ta razvoj izdelka običajno povezan s ceno. Če ne potrebujete programa s 16 različnimi svetovnimi urami in 32 nastavitvami alarmov, ni prav veliko smisla plačevati za to funkcijo. Na voljo je veliko vrst organizatorjev in programskih paketov, ki ljudem pomagajo organizirati svoj osebni urnik in informacije, ki so cenovno ugodni ali brezplačni. Če ti programi ne ustrezajo vašim osebnim potrebam, se lahko vedno odločite za dodatke, ki so vključeni v višje cenovne pakete.
Pri izbiri najboljšega osebnega organizatorja za svoje potrebe upoštevajte količino časa, ki ste ga pripravljeni vložiti v učenje novega programa. Vsak program bo potreboval nekaj časa, da se nauči, kako deluje. Bolj izpopolnjeni osebni organizatorji običajno zahtevajo več časa za učenje dodatnih funkcij. Ne glede na to, ali gre za brezplačno programsko opremo za osebni organizator ali najdražjo programsko opremo na trgu, je neuporabna, če ne veste, kako jo uporabljati. Preden se odločite za organizatorja za vaše osebne potrebe, se odločite, koliko časa ste pripravljeni vložiti v učenje uporabe programske opreme in se ustrezno odločite.