Izbira najboljše programske opreme organizatorja za spremljanje digitalnih dokumentov, slik in vnosov je lahko zmeden proces. Na voljo je veliko dobrih aplikacij za organizatorje, ki olajšajo to nalogo. Najboljšo programsko opremo za organizatorje lahko dobite tako, da določite, kaj je treba shraniti v elektronski obliki, prednost spletnega ali računalniškega shranjevanja, koliko prostora za shranjevanje je potrebno in kako bodo datoteke dodane, razvrščene, deljene in pridobljene s strani uporabnikov.
Prvi korak pri izbiri najboljše programske opreme za organiziranje je odločitev, kaj je treba organizirati in kako naj bo organizirano za čiščenje digitalnih datotek. Prava programska oprema za organizatorje omogoča uporabnikom hiter prenos digitalnih datotek, kot so dokumenti, preglednice, recepti, fotografije, glasba in videoposnetki, v sistem arhiviranja, ki ga je enostavno upravljati. Na voljo so programske aplikacije za osebno organiziranje, ki samodejno nastavijo datoteke in te datoteke je mogoče prilagoditi tako, da ustrezajo vsem vrstam medijev.
Nato izberite programsko opremo organizatorja, do katere lahko dostopate prek računalniškega programa, ki temelji na trdem disku, spletnega ali mobilnega sistema organiziranja. Pomislite, kako bodo datoteke dostopne in deljene, ter izberite organizatorja, ki je najbolj smiseln. Upoštevajte, da morajo biti datoteke, shranjene v računalniku, zaščitene z protivirusno in vohunsko programsko opremo. Programska oprema za mobilno organiziranje je zaščitena s šifriranjem različnih stopenj, odvisno od ponudnika.
Najboljša izbira v programski opremi za organizatorje bo sistem arhiviranja, ki ima ustrezen prostor za shranjevanje elektronskih datotek, z možnostjo dodajanja več prostora za shranjevanje po potrebi. Če ne izberete storitve organizatorja z dovolj prostora, lahko pride do nepopolnih ali poškodovanih digitalnih datotek, ki ne bodo uporabne. Za dokumente je priporočljivo uporabiti vsaj 1-2 GB prostora za shranjevanje za organiziranje aplikacij. Za filme, slike in videoposnetke izberite sistem z veliko večjo zmogljivostjo pomnilnika, saj so te datoteke lahko zelo velike. Priporočljivo je kar 250 GB.
Nazadnje, ko izberete pravo programsko opremo organizatorja, razmislite o tem, kako bodo uporabniki naložili, razvrstili, dali v skupno rabo in pridobili datoteke. Datoteke je mogoče pretvoriti v digitalne formate in jih naložiti v programsko opremo za organiziranje za lažje shranjevanje. Poiščite program, ki omogoča upravljanje datotek po meri. Obstaja veliko dobre brezplačne programske opreme za organizatorje, ki uporabnikom omogoča hitro skupno rabo in razvrščanje datotek prek e-pošte, besedil SMS, omrežij družbenih medijev in virtualnih komunikacijskih kanalov. Vse to so pomembni dejavniki, ki lahko sčasoma olajšajo ali otežijo uporabo organizacijskega programa.