Programska oprema za modeliranje poslovnih procesov je draga za nakup in zahteva usposabljanje, čas in trud za implementacijo. Programska oprema mora organizaciji služiti več let. Uporaba programske opreme bo vplivala na poslovni proces organizacije. Pomembno je, da organizacije skrbno ocenijo svoje tehnične, funkcionalne in podporne potrebe ter primerjajo ponudbo več dobaviteljev programske opreme za modeliranje poslovnih procesov, da izberejo tistega, ki zagotavlja najboljšo vrednost.
Organizacija bo morda želela najprej ustanoviti skupino za ocenjevanje programske opreme za majhne poslovne procese, da bi ugotovila potrebe organizacije in razvila zahtevo za predlog (RFP). Ekipa je lahko sestavljena iz vodstva in zaposlenih, ki imajo vrsto strokovnega znanja na področjih, na katera bo programska oprema vplivala. RFP, ki ga izdela ta ekipa, se lahko pošlje nekaj izbranim prodajalcem, ki se zdijo sposobni izpolniti zahteve organizacije.
Skupina za ocenjevanje bo upoštevala značilnosti in funkcionalnost programske opreme ter jih primerjala s potrebami organizacije. Pomembne bodo vrste in formati izdelanih modelov. Sposobnost generiranja kode iz modelov za razvoj aplikacij programske opreme je lahko v nekaterih situacijah kritična. Če se bodo modeli procesov uporabljali pri razvoju programske opreme, morajo biti modeli, ki jih ustvari nov sistem, združljivi. Druge funkcije, ki jih je mogoče ovrednotiti, vključujejo poročanje, upravljanje dokumentov, gradnike obrazcev, motorje poslovnih pravil in upravljanje uporabnikov.
Strežnik poslovnih procesov je poseben kos programske opreme, ki lahko ponudi možnost uporabe procesnih modelov pri načrtovanju delovnih tokov. Tehnologija in ljudje sodelujejo z delovnimi tokovi, da upravljajo svoje dejavnosti. Če je ta funkcija potrebna, lahko vpliva na oceno programske opreme.
V nekaterih primerih mora programska oprema za modeliranje izpolnjevati določene industrijske standarde, kot je zapis modeliranja poslovnih procesov. Neformalni standardi lahko spodbudijo, da so nekateri programski izdelki za modeliranje poslovnih procesov dobro sprejeti v določenih panogah. Ocenjevalna skupina bo morda želela razmisliti o programski opremi, ki je bila uspešno implementirana v njeni industriji.
Podpora programski opremi, tako med implementacijo kot po namestitvi, je lahko ključnega pomena. Programska oprema za modeliranje poslovnih procesov je lahko zapletena za izvajanje in vzdrževanje. Skupina za ocenjevanje bo želela ugotoviti, ali je podpora dobavitelja programske opreme ustrezna za potrebe organizacije.
Nekatere organizacije bodo lahko uporabljale določeno programsko opremo takšno, kot je, druge pa jo bodo morda morale prilagoditi. Skupina za ocenjevanje bi morala razmisliti, ali bo potrebna prilagoditev za izpolnjevanje zahtev organizacije. Prilagajanje poveča stroške vnaprej, pri nadgradnji pa lahko poveča stroške v prihodnosti. Na splošno se je izogniti prilagajanju programske opreme cenejši.
Cena programske opreme bo pomemben dejavnik. To je treba ovrednotiti ne le glede na začetne stroške, ampak bi morali upoštevati tudi stroške lastništva za celotno življenjsko dobo. Nekateri dejavniki v življenjskih stroških lahko vključujejo sedežne licence, vzdrževanje, prilagoditve in letno podaljšanje licence.
Izbira najboljše programske opreme za modeliranje poslovnih procesov lahko pomaga organizaciji izboljšati donosnost naložbe (ROI). Programska oprema za modeliranje poslovnih procesov omogoča organizaciji, da zajame in preslika svoj trenutni poslovni proces. Ko se izvede pobuda za preoblikovanje poslovnega procesa, lahko to povzroči optimizacijo poslovnih procesov. Programska oprema za modeliranje poslovnih procesov je ključna komponenta upravljanja poslovnih procesov, ki vključuje tudi preslikavo poslovnih procesov in spremljanje poslovnih procesov.
SmartAsset.