Programska oprema za upravljanje tiskanja uporabniku računalnika pomaga izbrati, kaj želi natisniti. Z uporabo programske opreme lahko uporabniki natisnejo le tisto, kar je potrebno, in se lahko izognejo zapravljanju tiskalniškega črnila in papirja za dodatne slike, dele dokumenta ali elemente spletnega mesta, ki so na strani. Poleg pomoči pri tiskanju posameznih dokumentov lahko obstajajo določeni pripomočki za beleženje tiskanja, ki vodje pisarn ali strokovnjake za informacijsko tehnologijo obveščajo o tiskarskih navadah članov osebja ali naročnikov.
Programska oprema za tiskanje je lahko na voljo v obliki namizja ali brskalnika. Namizno programsko opremo je mogoče naložiti na trdi disk računalnika in namestiti vtičnike za brskalnik, tako da delujejo v povezavi z brskalnikom uporabnika. Programska oprema, ki je zasnovana za delovanje na namizju računalnika, se samodejno odpre, ko uporabnik poskuša tiskati iz aplikacije. Uporabnike lahko pozove s predogledom tiskalnega opravila in ponudi možnost urejanja tiskalnega posla z odstranitvijo nepotrebnih elementov ali združevanjem več dokumentov. Programsko opremo, ki deluje kot vtičnik za brskalnik, je mogoče upravljati znotraj brskalnika, uporabniki pa lahko za tiskanje odstranijo oglase, slike, noge, glave ali druge uporabne dele spletnega mesta.
Funkcije programske opreme za upravljanje tiskanja se lahko razlikujejo od programskega paketa do programskega paketa. Nekatere skupne funkcije vključujejo možnost samodejnega preskakanja praznih strani, kombiniranja več tiskalnih opravil, odstranjevanja odvečnega besedila in slik, brisanja nepotrebnih strani ter shranjevanja in pošiljanja prilagojenega tiskalnega opravila po e-pošti. Uporabniki lahko izkoristijo katero koli ali vse te funkcije za čim večji prihranek papirja.
Neprofitne organizacije, knjižnice, šole, učni laboratoriji in skupnostni tehnološki centri imajo lahko koristi od namestitve in uporabe programske opreme za upravljanje tiskanja. Uporaba te programske opreme lahko pomaga zmanjšati operativne stroške in prihraniti skupna sredstva. To lahko povzroči daljšo uporabo objektov. Podjetja lahko povečajo dobiček preprosto z uporabo programske opreme za upravljanje tiskanja kot del svojih dnevnih operativnih rutin.
Poleg tega je mogoče prenesti, namestiti in uporabljati skupaj poljubno število pripomočkov za upravljanje tiskanja. Na primer, en programski paket lahko deluje tako, da blokira slike, medtem ko drugi daje predoglede dokumentov, preden jih je treba natisniti. Na srečo je programska oprema za upravljanje tiskanja običajno brezplačna ali na voljo po nizki ceni, neprofitnim ali izobraževalnim organizacijam pa se lahko odobrijo popusti. Uporabniki naj zagotovijo, da imajo njihovi računalniki nameščene potrebne gonilnike tiskalnika in da imajo dostop do omrežja ali so fizično povezani s tiskalniki. Za preverjanje osnovne funkcionalnosti morajo uporabniki pred prenosom programske opreme natisniti testne dokumente.