Da bi izbrali najboljšo predlogo naročilnice, je treba upoštevati informacijske potrebe vseh strank, ki bodo uporabljale ali se sklicevale na naročilnico. V nekaterih primerih bo podjetje ali samostojni podjetnik lahko prenesel osnovno predlogo naročilnice, ki bo ustrezala potrebam vseh strank, ki bodo prišle v stik z dokumentom. V drugih primerih bo morda treba predlogo naročilnice spremeniti iz osnovne oblike ali ustvariti iz nič, da bi zadovoljili edinstvene potrebe podjetja, ki generira naročila, in strank, ki bodo naročilo prejele ali obdelale. Če naročilo zahteva zelo podrobne informacije o artiklih, ki se kupujejo – vključno s predmeti, kot so diagrami ali druge podobne podporne informacije – bo morda treba spremeniti predlogo naročilnice, da bo prostor za te informacije.
Na vsaki predlogi naročilnice je nekaj osnovnih informacij. Najprej morata biti na predlogi naročilnice vsaj dva naslova: naslov urada, ki upravlja naročila, in naslov podjetja ali organizacije, kamor se naročilo pošilja. Če je treba izdelke, ki jih kupujete, poslati na naslov, ki ni naslov pisarne, je treba ta naslov navesti tudi pod naslovom »Pošlji na«. Druge pomembne informacije, ki jih je treba vključiti v naročilnico, so ime in kontaktni podatki osebe, ki je naročila, datum naročila, podrobne informacije o artiklih, ki se kupujejo, in skupni znesek naročila v dolarjih. Prav tako je običajno, da podjetja uporabljajo številke naročilnic za sledenje svojim naročilom, zato bi moral biti prostor tudi za te podatke.
Običajno je tudi, da predloga naročilnice vključuje prostor za podpis kupca. Nekatere predloge vključujejo tudi razdelek za opombe. Končno nekatere predloge naročilnice vključujejo tudi kraj za datum zaključka naročila. Če morajo biti artikli na naročilnici dostavljeni do določenega datuma ali znotraj določenega datuma, je lahko v predlogi naročilnice prostor za to. Ko podjetje ali organizacija že nekaj časa uporablja naročilnice, lahko začne prilagajati svojo predlogo, dokler ne ugotovi, kaj najbolje deluje.
SmartAsset.