Ko iščete najboljšo platformo za sodelovanje, ocenite svoje potrebe in pričakovanja glede programske opreme. Večina platform za sodelovanje ponuja osnovne komunikacijske funkcije, shranjevanje podatkov, skupno rabo datotek, orodja za odpravljanje težav in konferenčne zmogljivosti. Upoštevati je treba tudi hitrost, enostavnost uporabe, dodatne funkcije in povezane stroške.
Tri osnovne in najpomembnejše značilnosti katere koli platforme za sodelovanje so centralizirano shranjevanje podatkov, komunikacijska orodja in orodja za odpravljanje težav. Centralizirano shranjevanje podatkov odpravlja potrebo, da bi vsak sodelavec shranil podatke v svoj računalnik in pomaga, da podatki ostanejo dosledni in posodobljeni. Skupna raba datotek v živo je še ena uporabna funkcija, ki sodelavcem olajša skupno rabo dokumentov ali preglednic znotraj skupine.
Komunikacijska orodja lahko vključujejo funkcije, kot so spletne konference, skupinska ali zasebna srečanja, glasovni preko internetnega protokola (VOIP), e-pošta ali sistemi za takojšnje sporočanje. Pretočni video v živo je zelo učinkovit za konference ali spletna srečanja, nekatere platforme za sodelovanje pa ponujajo funkcijo virtualne table za demonstracije. Morda boste morali iz sestanka izključiti tudi sodelavca, nekatere platforme pa vam to omogočajo.
Orodja za odpravljanje težav so pomembna, ko gre za zagotavljanje, da vsi sodelavci hitro in enostavno rešijo težave. Nekatere platforme imajo integriran razdelek pomoči, do katerega lahko dostopa vsak od skupinskih sodelavcev. Ta funkcija pomaga zmanjšati uporabo strokovnjakov ali zunanjih storitev ter lahko prihrani čas in denar.
Platforme za sodelovanje so lahko različnih oblik in so lahko programska oprema, nameščena na lokalnem računalniku, ali namestitev, ki se izvaja z oddaljenega strežnika. Nekatere platforme temeljijo na internetu in sodelavci lahko dostopajo do platforme z uporabniškim imenom in geslom. Namestitev ali vrsta platforme, ki jo izberete, lahko vpliva na hitrost in zmogljivost platforme. Hitrost je pomemben dejavnik, saj lahko zaostajanje ali počasno delovanje povzroči težave med spletnimi konferencami ali uporabo VOIP.
V nekaterih primerih bo morda treba poklicati, da ustvari ali vzpostavi platformo za sodelovanje namesto vas. Če je temu tako, je pametno preveriti, ali ponudnik ponuja tudi usposabljanje za člane ekipe z uporabo platforme za sodelovanje, saj bo to ekipi pomagalo razumeti, kako platforma deluje, in zagotovilo optimalno produktivnost od samega začetka. Večina platform je dokaj enostavna za uporabo, vendar se funkcije in funkcije močno razlikujejo od ene platforme do druge, zato lahko traja nekaj časa, da sodelavci v celoti razumejo sistem.
Zadnji premislek bi bil, ali bi raje uporabljali odprtokodno programsko opremo ali lastniško programsko opremo. Če imate omejen proračun, je odprtokodna programska oprema najboljša možnost, saj lahko te pakete dobite brezplačno. Večina teh paketov ponuja osnovne potrebne funkcije, če pa potrebujete dodatne funkcije, je morda v vašem interesu, da se odločite za plačljiv programski paket.
SmartAsset.