Preden izberete odprtokodni programski izdelek za upravljanje znanja, je treba ugotoviti, katere rešitve bi najbolje izboljšale učinkovitost in produktivnost v vaši organizaciji. Za mnoge strokovnjake je najboljši način za iskanje rešitev, da poiščejo pomoč poslovnega analitika ali strokovnjaka za upravljanje znanja. Ti strokovnjaki lahko uporabijo podatke, ki odražajo status vaše organizacije, pa tudi poglede na trg ali panogo, da ugotovijo, kaj vaša organizacija potrebuje, da bo uspešnejša. Ko razumete, kako lahko vaša organizacija koristi odprtokodno programsko opremo za upravljanje znanja, bi bilo morda dobro razmisliti o dejavnikih, kot so značilnosti različnih programov, združljivost in uporabnost.
Programska oprema za upravljanje znanja je kakršen koli računalniški program, ki članom organizacije omogoča shranjevanje, dostop in skupno rabo ustreznih informacij. Ti sistemi so lahko znani tudi kot sistemi za upravljanje dokumentov ali vsebin. Ko je programska oprema odprtokodna, je njena koda na voljo, pogosto brezplačno, javnosti.
Primarni cilj upravljanja znanja je pomagati menedžerjem in vodilnim pri uporabi inteligence za sprejemanje bolj informiranih poslovnih odločitev. Enako pomemben cilj upravljanja znanja je pomagati vsem članom organizacije pri izmenjavi informacij, ki lahko izboljšajo njihovo delovanje. Iz tega razloga bi morala biti vaša izbira odprtokodne programske opreme za upravljanje znanja odvisna od področij, na katerih bi radi videli izboljšave. Posamezniki, ki bi radi izboljšali upravljanje zalog, bi morali na primer izbrati programsko opremo, ki uporabnikom nudi predloge in funkcije, ki jim olajšajo sledenje sredstev in spremljanje zahtev za proizvodnjo.
Ko najdete odprtokodno programsko opremo za upravljanje znanja, ki je smiselna za vaše potrebe, lahko svoje izbire omejite glede na zahteve združljivosti. Bodite pozorni na to, katere operacijske sisteme zahtevajo programi. Številni strokovnjaki lahko izkoristijo programsko opremo, do katere lahko dostopajo iz mobilnih naprav. Če je temu tako, se prepričajte, da je do programov, za katere menite, da lahko dostopate kot mobilne aplikacije.
Uporabnost je lahko zelo pomemben dejavnik, ko gre za izbiro najboljše odprtokodne programske opreme za upravljanje znanja. V idealnem primeru bi moral sistem za upravljanje znanja vključevati vmesnike, ki jih lahko uporablja vsak član organizacije brez obsežnega usposabljanja. Ker je odprtokodna programska oprema pogosto dostopna brezplačno, boste morda želeli preizkusiti več vmesnikov, da ugotovite, kateri bi se vašim zaposlenim najlažje naučili. Upoštevajte pa, da je usposabljanje pomemben del implementacije sistema upravljanja znanja, zato lahko pričakujete, da bodo člani vaše organizacije morda opravili nekaj navodil.